به گزارش خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا) همایش «مدیریت اسناد الکترونیکی با تکیه بر اتوماسیون‌های اداری» با سخنرانی رضا صالحی‌امیری، رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی، غلام‌رضا عزیزی، معاون سازمان اسناد و کتابخانه ملی و محسن آموزگار، مدیرکل شناسایی و فراهم‌آوری اسناد یکشنبه (9 آذرماه) در تالار همایش ساختمان آرشیو ملی برگزار شد. قرار بود محمدباقر نوبخت، معاون رئیس جمهوری نیز در این همایش سخنران کند که به دلایلی حضور نیافت.

 
صالحی‌امیری، رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در ابتدای سخنانش  گفت: مجموعه اسناد و سازمان کتابخانه ملی در دوره مدیریت جدید هشت برنامه استراتژیک تعریف کرد که هم بتواند مقصد و هم مقصود را برای خود مشخص کند. برنامه استراتژیک معمولا تلاش و مسیری به سوی چراغ است که ممکن است به مقصد برسد یا نرسد و ما نیازمند تبیین و تدوین سیاست‌های راهبردی مشخصی هستیم که بدانیم آینده مطلوب ما کجاست و برای رسیدن به آن تلاش کنیم.

آسیب‌های جدی‌ در حوزه اسناد به صورت کلان وجود دارد

وی سپس به آسیب‌های جدی‌ که در سطح کلان در حوزه اسناد وجود دارد، اشاره کرد و گفت: نخستین آسیب این است که سیاست‌های اسنادی در کشور واحد نیستند و ما دچار تعارض‌های سیاسی در این زمینه هستیم که دلیل آن این است که هدف اصلی و آرمانی در حوزه اسناد به خوبی طراحی و تدوین نشده است.
 
وی در این باره ادامه داد: امروزه مرزهای ژله‌ای و صوری تبدیل به مرزهای آهنین و بنیادین شده و هرکسی که بخواهد وارد حوزه اسناد شود تصور می‌‌کند که آن فرد  به مرزهای این حوزه تجاوز کرده است. در حالی که هدف باید توسعه باشد و استراتژی ما در توسعه استفاده و بهره‌مندی از اسناد برای نسل حاضر و آتی است.
 
صالحی‌امیری سپس به دومین چالش با عنوان چالش ساختاری اشاره کرد و گفت: ساختار اسناد در دستگاه‌ها متناسب با ظرفیت ملی ما تعریف نشده‌‌اند. این در حالی است که آرشیو ملی ما از ظرفیت بالایی برخوردار است اما در ایران اسناد ملی در جایگاه خود قرار ندارند و مهم‌ترین دلیلی که می‌شود برای آن متصور شد، کمبود بودجه‌های این حوزه‌هاست.

چرا مراجعان به اسناد روزانه محدود به 5 یا 10 نفر است؟
 
چالش مدیریتی سومین مساله‌ای بود که رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی به آن اشاره کرد و گفت: مدیریت در مجموعه اسناد ملی فاقد انسجام و کارآمدی لازم است. امروزه اسناد برای اسناد تعریف شده اما ما عملکرد کمی در این حوزه داشتیم. چرا ما باید روزانه پنج یا 10 نفر استفاده‌کننده اسناد داشته باشیم در حالی‌که وقتی به کشور فرانسه سفر کرده بودم شاهد آن بودم که موج بزرگی از مردم برای استفاده از اسناد به آنها مراجعه می‌کردند و برای آنها بسیار با اهمیت بود. بنابراین مدیران ما در این حوزه جایگاه متناسب با ماموریت خودشان را درک نکرده‌اند که باید برای این مساله تدبیری اندیشید.
 
رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی سپس به چالش تقنینی اشاره کرد و گفت: چالش‌های تقنینی بدین معناست که نظام قانونگذاری و مجموعه قوانین، مرزهای مشخصی که اختیارات کافی را برای مرکز تعریف ‌کنند، عملی نمی‌کنند و نظام سلیقگی و فردی در این نظام‌ها حاکم است. به طوری‌که امروز ما با وضعیت سختی به لحاظ حداقل‌های حقوق و مزایا و رفاه کارمندان و کارکنان روبه‌رو هستیم و هنوز شغل اسناد سخت و زیان‌آور تلقی نمی‌شود. در حالی که همه کارمندانی که با اسناد سروکار دارند کارشان بسی سخت و طاقت‌فرساست که نمی‌توان از آن چشم پوشید.
 
چالش برنامه‌ها، چالشی بعدی بود که صالحی امیری به آن اشاره کرد و در توضیح آن گفت: برنامه‌های مراکز اسناد منسجم و هماهنگ نیست و کارآمدی لازم را ندارند. امروزه در دستگاه‌های مختلف هر روز میلیون‌ها برگ تولید می‌شود و ما با  دیجیتال‌سازی هنوز بیگانه‌ایم.  این در حالی است که تحولات بزرگی در این حوزه در جهان اتفاق افتاده است که ما هنوز به آنها دست نیافته‌ایم. دیجیتال‌سازی بحث مهمی است که باید به آن اهمیت داد و در عرصه برنامه‌ریزی آن را در نظر گرفت.

 اسناد هستند، اعضای یک شجره به نام اسناد ملی کشورند

صالحی‌امیری سپس به بخش کارکردی یا عملکردی پرداخت و از آن به عنوان چالش بعدی یاد کرد و گفت: مرزهای کاذب، عملکردهای ما را زیر سوال برده است. ما باید به عقلانیتی برسیم و این نکته را در نظر داشته باشیم که همه ما اعضای یک شجره به نام اسناد ملی کشوریم و همه دستگاه‌ها شاخه‌های آن هستند. همه از یک برگ یا شاخه یا پیکریم و آن زمان که نوع نگاه ما به کارکرد و رفتار ما تغییر کند و به این باور داشته باشیم که همه در حال انجام دادن بخشی از کار هستیم می‌توانیم به پیشرفت و توسعه برسیم.
 
وی پس از بیان چالش‌های موجود در برابر اسناد کشور به نکات دیگری نیز اشاره کرد و گفت: الزاما ما باید یک سند راهبردی بلندمدت داشته باشیم اما با گام‌های کوچک. ما هیچ وقت نمی‌توانیم با نگاه روزمره به اهداف بلندمدت برسیم. از این رو باید در سال 94 برنامه‌ریزی انجام دهیم تا بتوانیم گروه‌هایی را به خارج از کشور اعزام و استادانی را به کشور در این حوزه دعوت کنیم.
 
بحث حافظه جهانی یونسکو از دیگر مسایلی بود که صالحی‌امیری به آن اشاره کرد و گفت: این سازمان در یکی از برنامه‌هایش پاسداشت میراث معنوی ملت‌ها را به طور فعالی پیگیری می‌کند که ما تا به حال موفق به ثبت جهانی هفت اثر ثبت منطقه‌ای چهار اثر و ثبت ملی 42 اثر شده‌ایم بنابراین ما باید این راه را ادامه دهیم و همه نهادهای کشور که اسنادی را از گذشته دارند باید سعی کنند که آنها را به ثبت جهانی برسانند و از ظرفیت‌های خودمان استفاده شود.
 
صالحی‌امیری در پایان سخنانش به لزوم ثبت و ضبط تاریخ شفاهی دستگاه‌ها و نهادی‌های مختلف اشاره کرد و گفت: ما نباید هیچ نهادی را در کشور کم‌اهمیت بدانیم. مدیران می‌روند اما نهادها می‌مانند و باید برنامه‌ریزی دقیقی در ثبت تاریخ شفاهی دستگاه‌ها طراحی شود. ما نیز در اینجا اعلام آمادگی آموزش تاریخ شفاهی و اعزام گروه‌هایی به سازمان‌های مختلف می‌کنیم تا آن چیزی که امروزه در اذهان مدیران ما وجود دارد به نسل‌های بعدی انتقال پیدا کنند و این یکی از کارهای ماندگار در حوزه اسناد محسوب می‌شود.