دكتر اميرمسعود شهرام‌نيا در گفت‌وگو با خبرگزاري كتاب ايران (ايبنا)، عنوان كرد: يكي از معضلات كنوني حفظ اسناد دانشگاه‌ها، مستقل عمل كردن كارشناسان و آرشيوداران در دانشگاه‌ها است.
وي ادامه داد: بسياري از دانشگاه‌ها خود اقدام به امحاي اسناد مي‌كنند و متاسفانه اين روند نادرستي است و در مواردي بسياري از اسناد قابل اهميت را از دسترس خارج مي‌كنند، بنابراين تشكيل كميته و جلسات مشترك از سوي سازمان اسناد و كتابخانه ملي ايران با وزارت علوم مي‌تواند گام مثبتي در راستاي حفظ آثار دانشگاهي در يك دوره تاريخي باشد.
شهرام‌نيا در ادامه افزود: تمام دستگاه‌هاي دولتي نظير دانشگاه‌ها موظفند تا اسناد خارج از گردونه فعاليتي خود را پس از چند سال به آرشيو ملي ايران منتقل كنند. براساس قانون، هر سازمان و دانشگاهي كه به صورت خودسرانه و بدون مجوز اقدام به از بين بردن اسناد كند، مورد پيگرد قانوني قرار مي‌گيرد.
وي با تاكيد بر اينكه در هر نهاد و دستگاهي نماينده‌اي براي پيگيري اسناد سازماني فعاليت مي‌كند، يادآور شد: با اين وجود هنوز دسترسي به تمام اسناد كاغذي سازمان‌ها و نهادها وجود ندارد و جمع‌آوري اسناد الكترونيكي نيز با مشكلات فرواني روبروست.
وي با اشاره به اينكه بخشي از اسناد دانشگاه‌ها پس از كارشناسي، ثبت و نگهداري و برخي از بين مي‌روند، يادآور شد: براي نمونه سازمان سنجش وابسته به وزارت علوم هر ساله ميليون‌ها برگه امتحاني از دانشجويان دريافت مي‌كند كه البته همه آنها از سوي سازمان اسناد نگهداري نمي‌شود و تنها برخي از اسناد در طول سال ثبت مي‌شوند.
شهرام‌نيا با تاكيد بر اهميت دسترسي به مكاتبات الكترونيكي دانشگاه‌ها از سوي آرشيو ملي ايران گفت: متاسفانه نرم‌افزاري براي نگهداري مكاتبات دانشگاه‌ها طراحي نشده و بسياري از اين اسناد در طول سال از بين مي‌روند.
وي در ادامه افزود: به طور مثال بخشنامه‌ها، فهرست نمرات دانشجويان، مكاتبات و نامه‌هاي الكترونيكي استادان به يكديگر يا به روساي دانشگاه از جمله اسناد الكترونيكي دانشگاهي محسوب مي‌شوند.
شهرام‌نيا با تاكيد بر اينكه بسياري از كارشناسان نرم‌افزارهاي اداري در دانشگاه‌ها به اهميت حفظ اسناد واقف نيستند، توضيح داد: سازمان اسناد به منظور اطلاع‌رساني براي حفظ آثار با مراكز و دانشگاه‌ها ارتباط برقرار مي‌كند، البته بسياري از دانشگاه‌ها نيز با اداره اسناد وزارت علوم، تحقيقات و فناوري همكاري كرده و از اين طريق اسناد خود را به آرشيو ملي منتقل مي‌كنند.
وي در پاسخ به اين سوال كه سازمان اسناد ملي چه اقدامي براي جلوگيري از حذف اسناد دانشگاه‌ها انجام مي‌دهد، گفت: در بسياري موارد سازمان اسناد با مطلع شدن از روند نابودي اسناد در دانشگاه‌ها، اقدام و حتي پيگيري قانوني مي‌كند، براي نمونه چندي پيش يكي از بانك‌هاي معتبر اقدام به امحاي اسناد كرد كه با مطلع شدن سازمان اسناد، اين آثار به آرشيو ملي ايران منتقل شد.
شهرام‌نيا در ادامه افزود: هر سال گردهمايي‌هايي از سوي سازمان اسناد و كتابخانه ملي با حضور مديران اسنادي وزارتخانه‌ها، به منظور حفظ و نگهداري اسناد برگزار مي‌شود.
یکشنبه ۲۲ خرداد ۱۳۹۰ - ۱۴:۱۶
نظر شما