به گزارش خبرگزاري كتاب ايران (ايبنا) به نقل از روابط عمومي سازمان اسناد و كتابخانه ملي جمهوري اسلامي ايران، همايش مديريت اسناد الكترونيكي روز دوشنبه (18مهرماه) در گنجينه اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي برگزار شد. 

صلاحي در اين مراسم در سخناني به اهميت درك تغيير در پارادايم ها در مديريت اشاره كرد و افزود: تحولاتي كه در زندگي اجتماعي، تاريخي و شخصي در حال رخ دادن است، الزاماتي را با خود به همراه دارد و درك اين تغييرات از عناصر مهم مديريت در اين دوران است.

وي با اشاره به موج انفجار اطلاعات در قرن بيست و يكم يادآور شد: امروزه با حجم سنگيني از اطلاعات مواجه‌ايم كه مديريت و گزينش آن براي تصميم‌گيري و كارايي در عرصه مديريتي بسيار مهم است.

رييس سازمان اسناد و كتابخانه ملي ادامه داد: اگر تا ديروز براي به دست آوردن اطلاعات از يك كشور يا دانشگاه مجبور به سفر بوديم، امروزه بسياري از پايگاه‌ها و وب سايت‌ها اين اطلاعات را در اختيار ما قرار مي‌دهند و نياز به جابه‌جايي نيست.

وي به نقش مهم آرشيو اسنادي در مديريت نوين اشاره كرد و افزود: اگر هنرمند باشيم و داده‌ها و اطلاعات را درست جمع‌آوري كنيم، مي‌توانيم با آرشيو پويا و زنده اطلاعات موجود در محيط مجازي پيراموني، مجموعه‌اي غني از اسناد و اطلاعات ارزشمند را در اختيار محققان، پژوهشگران و مديران قرار دهيم.

صلاحي با اشاره به اهميت اسناد براي نسل آينده گفت: در سفري به گرجستان در جستجوي اسناد فارسي، به يك يادداشت معمولي از حاكمان ايراني به والي آن كشور برخورد كرديم كه شايد اين سند آن زمان براي كسي به غير از والي آن شهر اهميت نداشت، اما امروز با گذشت سال‌ها با نگاهي متفاوت به اين اسناد نگريسته مي‌شود و يادآور نوع حكومت‌داري، تحولات اجتماعي و تاريخي است و واقعيت‌هاي جامعه از آنها استخراج مي‌شود.

وي ادامه داد: اگر در گذشته تلاش بيشتري براي جمع‌آوري و حفظ اسناد دركشور مي‌شد، امروز مجبور به جستجوي آنها در ساير كشورها و درون كارت‌هاي انباشته شده در زيرزمين منازل به عنوان ميراث فرهنگي كشورمان نبوديم.

رييس سازمان اسناد و كتابخانه ملي در پايان سخنانش اظهار كرد: براي اثبات هويت‌مان در آينده و مديريت بخش استنادي پژوهش نيازمند آرشيو اسناد منسجم و حفاظت از آنها به طور جدي هستيم. 

اميرمسعود شهرام نيا، معاون اسناد ملي سازمان اسناد و كتابخانه ملي نيز در سخناني با اشاره به نقش اسناد در حافظه ملي گفت: با تصويب قانون در سال 88 مقرر شده است كه همه اسناد الكترونيكي همانند اسناد كاغذي بعد از استفاده در زمان خود به آرشيو ملي انتقال يابد تا ثبت و ضبط اسناد به درستي صورت گيرد و در اختيار محققان و متقاضيان استفاده از آنها قرار گيرد.

وي ادامه داد: تنوع نرم‌افزارهاي مورد استفاده در اتوماسيون‌هاي اداري، ثبت و نگهداري آنها و خطاها انساني در مواجهه با اسناد الكترونيكي از چالش‌هاي پيش رو است كه سازماندهي درست گردش مكاتبات و اسناد الكترونيكي و استفاده درست از نرم‌افزارها و پروتكل‌هاي موجود مي‌تواند به حفظ و نگهدري اسناد كمك كند.

شهرام نيا همچنين از تدوين شيوه نامه در مجمع دبيرخانه‌هاي كشور در رياست جمهوري و به كارگيري شماره ملي سند(شمس) در كارگروه سازمان اسناد ملي خبر داد كه مي‌تواند در ثبت و ضبط استاندارد و ايجاد آرشيو منسجم به كار گرفته شود.

در اين همايش محسني، مدير كل شناسايي و فراهم‌آوري اسناد ملي و دكتر زريني رئيس اداره اسناد و بايگاني راكد قوه قضاييه به ايراد سخنراني و ارائه گزارش در حوزه اسنادي كشور پرداختند.

در ادامه اين همايش نيز كارگاه آموزشي آشنايي با اسناد الكترونيكي برگزار و آخرين نكات و اطلاعات پيرامون اسناد الكترونيكي به علاقه‌مندان منتقل شد.