به گزارش خبرگزاري كتاب ايران (ايبنا) به نقل از ستاد خبري سراي اهل قلم بيست و پنجمين نمايشگاه بين المللي كتاب تهران، نشست «بررسي مدل‌هاي مديريت اسناد الكترونيكي» با حضور سعيد رضايي شريف‌آبادي عضو هيأت علمي دانشگاه الزهرا، غلامرضا عزيزي معاون اسناد سازمان اسناد و كتابخانه ملي و بهناز زرين كلكي كارشناس اسناد كتابخانه ملي امروز (15 ارديبهشت) در سراي كارنامه نشر برگزار شد.

شريف‌آبادي در ابتداي اين نشست با بيان اينكه آرشيو را بايد از ديدگاه علم آرشيو شناخت، گفت: ما تحصيل‌كردگان كتابداري سعي داريم تا فعاليت‌هاي آرشيو را تفسير كنيم آنگونه كه در كتابداري فعاليت‌هاي خود را تفسير مي‌كنيم. مورخان جنبه‌اي از آرشيو را مي‌بينند كه به گذشته برمي‌گردد اما تأكيد من اين است كه آرشيو را بايد با ديدگاه علم آرشيوي بررسي كرد.

وي ادامه داد: بدترين تعريف درباره علم آرشيو در دايرة‌المعارف فارسي وجود دارد. از ديدگاه آرشيويست سند به معناي محملي است كه يك فعاليت را در بر دارد؛ سند آرشيوي ناظر بر يك فعاليت است.

اين استاد كتابداري با اشاره به با اهميت بودن بحث مدل‌هاي‌ مديريت اسناد الكترونيكي افزود: ما در دوره‌اي از تاريخ زندگي مي‌كنيم كه علاوه بر اسناد كاغذي درگير توليد اسنادي هستيم كه به شكل‌هاي مختلف توليد مي‌شوند؛ گاهي اين اسناد شامل اسناد اداري‌اند و گاه اسنادي اند كه ما براي انجام يك فعاليت آن را توليد مي‌كنيم به طور مثال بسياري از فعاليت‌هاي روزمره ما كه از طريق ايميل يا چت‌روم‌هاي سازماني صورت مي‌گيرند، در اين دسته قرار دارند.

وي ادامه داد: اين اسناد در گذشته به صورت مكتوب مبادله مي‌شدند اما در دو دهه اخير اسناد الكترونيكي به طور جدي وارد زندگي بشر شدند.
رضايي شريف‌آبادي در بخش ديگري از سخنانش درباره استانداردهاي موجود در حوزه اسناد الكترونيكي گفت: براي اينكه بتوانيم تبادل اطلاعات منابع را داشته باشيم بايد دستور العمل‌هايي تدوين شود تا گروه‌ها و حرفه‌هاي مختلف از آن استفاده كنند. به همين دليل ما در اين حوزه استانداردهاي جهاني، منطقه‌اي و ملي داريم.

وي اضافه كرد: اگرچه در كتابداري استانداردهاي جهاني بسياري وجود دارند اما اگر به سايت جهاني شوراي آرشيو مراجعه كنيم استانداردي نمي‌بينيم چرا كه بحث آرشيو موضوعي ملي و محلي است.

اين استاد دانشگاه تأكيد كرد: آرشيوها در كشورهاي مختلف بايد بومي‌سازي شوند چرا كه ماهيت آرشيو ماهيت ملي و بومي است. برخي از دستورالعمل‌هاي واحد در اين زمينه كه سطح آن از استانداردها پايين‌تر است به صورت مدرن مطرح مي‌شوند مانند مدل نظام اطلاعاتي آرشيو باز.

وي افزود: بخش ديگري از اين دستورالعمل‌ها كه به صورت مدل درنيامده در قالب خط مشي تعريف شده، مثلا يك پروژه بين‌المللي مانند «اينترپرس» كه 12 سال با حضور 25 كشور به طول انجاميده در قالب يك خطي مشي تعريف مي‌شود زيرا اين پروژه استانداردي را معرفي نكرده است.

رضايي شريف آبادي در ادامه با بيان اينكه مي‌توان از خط مشي‌ها تبعيت كرد گفت: اسناد الكترونيك چالشي است كه در دهه‌هاي آينده با آن مواجه ايم و براي پاسخگويي به آن بايد در سطح استانداردها، مدل‌ها يا خط‌مشي‌ها دستورالعمل‌هايي صادر كنيم.

زرين كلكي ديگر سخنران اين مراسم درباره مدل‌هاي جهاني مديريت اسناد الكترونيكي سخن گفت: امروزه اسناد آرشيوي در حال حركت به سمت اسناد سازمان‌هاي دولتي اند. در نگاه سنتي كار آرشيويست اين بود كه روش‌هاي توليد سند را از نظر فرمتي و شكلي هدايت كند چرا كه دسته‌بندي‌ها، ما را از وحدت رويه‌‌اي برخوردار مي‌كرد اما در اسناد مدرن والكترونيكي ماهيت اين اسناد اجازه سامان‌دهي آن را از ابتدا به ما نمي‌دهد.

وي با بيان اينكه اسناد الكترونيك ماهيت ارگانيك دارند، گفت: اگر مي‌خواهيم ماهيت يك سازمان و رضايت كارمندانش را از آن بررسي كنيم مي‌توانيم به اسناد الكترونيك آن مراجعه كنيم.

زرين‌كلكي با اشاره به مدل‌هاي مختلف مديريت اسناد مانند RAD،SAD و ساير مدل‌هاي ديگر گفت: اين مدل‌ها در كشورهايي مانند انگلستان و آمريكا مطرح بودند كه در نهايت مدل ايساد از آن استخراج شد.

وي افزود: براي اينكه بتوانيم اسناد خود را با كشورهاي ديگر به اشتراك بگذاريم بايد از برخي استانداردهاي بين‌المللي استفاده كنيم البته اين به معناي كپي‌برداري از آنها نيست چرا كه سيستم‌هاي اداري ما با سيستم‌هاي جهاني متفاوت است.

عزيزي معاون اسناد كتابخانه ملي در بخش ديگري از اين نشست با اشاره به فعاليت‌هاي صورت گرفته در آرشيو ملي ايران گفت: از سال 85 به بعد فاز مطالعاتي بر مديريت اسناد الكترونيكي آغاز و نيز از سال 1389 به صورت همزمان وارد فاز عملياتي شده و كتابخانه ملي در اين زمينه تاكنون چندين همايش و كارگاه برگزار كرده است.

عزيزي با اشاره به رعايت‌ نشدن استانداردها در سازمان‌هاي مختلف اظهار داشت: در بسياري از دستگاه‌هاي دولتي كارهاي ساده از هيچ الگويي پيروي نمي‌كنند به طور مثال در يك دبيرخانه افراد نمي‌دانند كه به چه دليل از يك فرمت در اسكن اسناد استفاده مي‌كنند به همين دليل به دنبال استانداردسازي اسكن اسناد هستيم تا بتوانيم به درستي آن را آرشيو كنيم.

رضايي در بخش ديگري از اين نشست درباره نرم‌افزارهاي موجود براي ساماندهي و مديريت اسناد الكترونيكي صحبت كرد و گفت: برخي از استانداردهاي موجود به وضعيت شكلي اسناد مانند نوع اسكن‌كردن و برخي ديگر به محتواي اسناد مي‌پردازند.

اين مدرس كتابداري اشاره كرد: هم‌اكنون 9 نرم‌افزار آرشيوي در كشور وجود دارد كه بيشتر مراكز اطلاع‌رساني و كتابخانه‌ها از نرم‌افزار رسا استفاده كرده‌اند البته اين نرم‌افزار نيز پاسخ‌گوي نيازهاي كاربران نيست. بايد به دنبال نرم‌افزارهاي مطمئني باشيم تا قابليت تبادل اطلاعات داشته باشند.

وي در پايان اظهار داشت: ما در عصري زندگي مي‌كنيم كه به سمت يكپارچگي اطلاعات در حركت است. امروز آرشيو ملي ايران از طريق اين نرم‌افزارها مي‌توانند منابع خود را به جهانيان نشان دهد.