سرویس مدیریت کتاب خبرگزاری کتاب ایران (ایبنا) - آرش نیک‌دست، مدرس حوزه چاپ و مشاور اجرای فرآیندهای مدیریت کسب‌وکار: بسیاری از چاپخانه‌ها به‌صورت سنتی و مدلِ پدر پسری یا استاد - شاگردی اداره می‌شوند؛ سرمایه‌گذارانی را می‌شناسم که همان روش سنتی پیشینیان خود را مجدداً پیاده‌سازی می‌کنند که البته نتیجه‌اش هم مشخص است. درحالی‌که وقتی از مدیریت یک مجموعه چاپی حرف می‌شود، با توجه به میزان سرمایه‌گذاری‌ای که انجام شده، استراتژی‌های مختلفی را باید برای آن سازمان تعریف کرد. زمانی که یک مجموعه چاپی با یک تفکر استراتژیک و براساس اهداف مشخص شده وارد بازار شود، به مراتب دستیابی به اهداف مورد نظر و بازگشت سرمایه‌اش سریع‌تر و ایمن‌تر اتفاق می‌افتد.

در این میان تصور کنید که یک مجموعه درحال فعالیت هستیم و استراتژی مشخصی برای انجام فرآیندهای کسب و کار نداریم و البته که مشتری هم در بازار وحود دارد؛ به‌طور طبیعی رقبایی که استراتژی دارند، به راحتی می‌توانند مشتری ما را به سمت خود بکشند، اگر ما هم برنامه‌ریزی بلندمدت و قدم به قدم جلو بریم، می‌توانیم از مشتریان‌مان مراقبت و از ریزش آن‌ها جلوگیری کنیم، البته همه این‌ها به نگاه مدیریت به فرآیندهای اجرایی کسب و کارمان بستگی دارد.

همه ما می‌دانیم در آینده مجتمع‌هایی موفق هستند که از ابزارهای دیجیتالی برای بازسازی مسیری که فعالیت دارند، استفاده می کنند. این مجموعه‌های چاپی؛ به سرعت، تصمم‌گیری و به‌طور کارآمد، عمل می‌کنند و مستقیماً با مشتریان‌شان در ارتباط هستند. نتیجه استفاده از این روش مدیریت کسب و کار، افزایش بهره‌وری بیشتر و رسیدن به اهداف سازمانی است.

اگر بخواهم تعریف جامعی از فرآیندهای نوین مدیریت کسب و کار در صنعت چاپ و بسته‌بندی ارایه دهم، باید به مجموعه‌ای از فعالیت‌ها اشاره کنم که توسط یک تیم در یک مجتمع چاپی و زیرنظر یک مشاور برای رسیدن به اهداف مشخص، اجرا می‌شود؛ البته که این فعالیت‌ها باید با هدف تحقق اهداف کسب و کار چاپ، طراحی و اجرا شود. در واقع این فرآیندها یک رویکرد ساختاریافته و منظم با هدف بهبود و افزایش کیفیت محصولات و خدمات در صنعت چاپ و بسته‌بندی است و تلاش می‌شود تا اقدامات و فعالیت‌های مجتمع چاپی را با استراتژی‌های تدوین‌شده همسو نگه داشته و در نهایت به رضایت مشتری تبدیل کند.

نکته قابل توجه در این فرآیند، جمع‌آوری اطلاعات یکپارچه است که می‌توانیم آن‌ها را برای مدیران ارشد مجتمع‌های چاپ و بسته‌بندی تحلیل کنیم، کسب و کارشان را بهبود دهیم و حتی در مواردی پیش‌بینی برای آینده داشته باشیم. البته این فرآیند، یک چرخه تکرارپذیر است که مراحل مختلفی شامل طراحی و مدل‌سازی، اجرا، کنترل، بهینه‌سازی و تحلیل دیتا را دربر می‌گیرد.

در مرحله اول؛ تیم مشاوره، فرآیندهای موجود را برای آینده کسب و کار مجتمع‌های چاپی (چاپخانه‌ها) شناسایی می‌کند؛ یکی از اهدافش مدیریت سطح خدمات یا SLM است، در مرحله دوم باید فرآیندهای جاری و فرآیندهای قابل پبش‌بینی را به‌صورت بصری ایجاد کرد تا همه ذی‌نفعان و مالکان آن فرآیند درک یکسان و مشخصی از کسب و کار پیدا کنند.

بعد از مدل‌سازی به مرحله اجرای فرآیندها می‌رسیم؛ نکته قابل توجه، اجرایی کردن آن در ابعاد کوچک سازمان است تا اثرات زیرساختی آن مشخص شود و درصورت تایید مدیریت ارشد، در کل سازمان اجرا شود. بعد از اجرایی شدن، نیاز داریم که این فرآیند را کنترل کنیم؛ بنابراین برای کنترل فرآیندها نیاز است که مالکان فرآیند، معیارهای ارزیابی عملکرد را مشخص کرده باشند تا بشود آن‌ها را بررسی و تحلیل کرد و بهبود داد.

برای بهبود فرآیند و رسیدن به اهداف مشخص‌شده، نیاز داریم تا اطلاعاتی که به‌صورت یکپارچه جمع‌آوری کرده ایم را تحلیل کنیم. یک تیم قوی لازم است تا در کنار مجتمع‌های چاپ و بسته‌بندی قرار گیرد تا به روش علمی و عملی، این اطلاعات را پایش و تحلیل کند که در نهایت به بهبود عملکر کسب و کار چاپ و افزایش سودآوری منجر شود. در نهایت هم؛ براساس تحلیلی که در مرحله قبل انجام شد، تغییرات مورد نیاز برای برطرف کردن مشکلات و بهبود فرآیندها، شناسایی و در جهت بهینه‌سازی فرآیندها اقدام می‌شود.

براساس روشی که بخشی از آن را گفتم، می‌توانیم با کمک مدل‌ها و روش‌های علمی به کسب و کارهای فعال در صنعت چاپ و بسته‌بندی کمک کنیم تا براساس یک روش علمی بتوانند مراحل موفق عملکردهای بازاریابی را به‌صورت دقیق و آزمایش شده طی کنند و به بهره‌وری بیشتر برسند. این مدل علمی در مراکز چاپی دنیا در حال اجرا است و در چند مجموعه چاپی در ایران هم طراحی و اجرا کرده‌اند و به‌طور طبیعی بعد از اجرا، نتایج رشد و بهره‌وری را لمس می‌کنند.

نکته قابل توجه زمانی است که مجموعه‌هایی که از این فرآیند و مدل کسب و کار غافل باشند، بعد از یک بازه زمانی به مرور با مشکلاتی مثل کاهش رضایت مشتری، عدم افزایش فروش و بهره‌وری، عدم رضایت‌مند، نیروی انسانی، عدم اطلاع دقیق از کاهش کیفیت محصول و … روبه‌رو می‌شوند که همه این موارد به عدم استفاده از اطلاعات جاری و تحلیل آن‌ها به روش علمی برمی‌گردد.