به گزارش خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا) نشست رسانه‌ای معاونت اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با حضور غلامرضا عزیزی، معاون این سازمان و محسن حبیبی قمصری، مسئول روابط‌ عمومی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران عصر امروز، سیزدهم دی‌ماه 1393 در محل سازمان آرشیو ملی برگزار شد.

در ابتدای این نشست، عزیزی به مرور وظایف این سازمان پرداخت و گفت: سازمان اسناد و کتابخانه ملی از ادغام سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران سابق شکل گرفت و معاونت اسناد وظایف سازمان اسناد ملی سابق را انجام می‌دهد.
معاونت اسناد بر طبق قانون، پنج وظیفه اصلی را بر عهده داشت. شناسایی و ارزیابی اسناد دستگاه‌ها، امحای اوراق زائد، جمع‌آوری اسناد قابل نگهداری در مکان واحد، فراهم‌ آوردن امکان دسترسی به آن اسناد برای مردم و حفاظت و نگهداری، مهم‌ترین وظایف سازمان اسناد پیش از ادغام بود که کماکان این وظایف پنجگانه به معاونت اسناد سازمان کتابخانه ملی واگذار شد.

راه‌اندازی «پژوهشکده تاریخ شفاهی»
معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران سپس به فرایند تحویل اسناد از سازمان‌ها به این معاونت پرداخت و ادامه داد: پرونده‌های سازمان‌ها در صورت ارزشمند بودن حفظ و در غیر این صورت با نظر کارشناسان امحا می‌شوند. دسته‌ای از اسناد هم بین این دو گروه قرار دارند که این گونه اسناد بر اساس جدول زمانی در همان وضعیت بینابینی نگهداری می‌شوند. یکی از وظایف اصلی ما جمع‌آوری اسناد از سازمان‌های دولتی است. پس از تاسیس سازمان، از روش‌های دیگری هم برای گردآوری اسناد ملی بهره می‌گیریم که شامل اسناد خانوادگی نیز می‌شود. این اسناد به سازمان اهدا، فروخته یا امانت داده می‌شوند. برخی افراد هم تمایل دارند خودشان اسنادشان را نگهداری کنند که ما به این افراد آموزش‌های لازم در زمینه حفظ و نگهداری سند را می‌دهیم.

وی با بیان این‌که سازمان اسناد سابق، از دهه 70 کار تاریخ شفاهی را آغاز کرد، افزود: تصمیم‌های غیر سازمانی و غیرنهادی که برای انقلاب و دفاع مقدس گرفته می‌شد، ایجاب می‌کرد که این نوع گردآوری سند هم از طریق انجام مصاحبه انجام شود. دکتر سید‌رضا صالحی امیری، رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی، به دلیل اهمیتی که برای این حوزه قائل بود، آن را به عنوان شاخه‌ای مستقل اعلام کرد. مکاتبات نخستین با وزارت علوم، تحقیقات و فناوری برای دریافت مجوز تاسیس «پژوهشکده تاریخ شفاهی» نیز انجام گرفت. امیدواریم با راه‌اندزی این پژوهشکده، رشته تاریخ شفاهی در کشور توسعه یابد و در معاونت اسناد هم بتوان بهتر به این موضوع پرداخت.

عزیزی در ادامه به شیوه نگهداری از اسناد اشاره کرد و گفت: کارگاه مرمت اسناد و کارگاه مرمت نسخ خطی، دو کارگاه معاونت اسناد هستند. امسال (1393) با پیگری‌های ریاست سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران سومین کارگاه که ویژه مرمت جلد چرم است هم راه‌اندازی شد. تا ماه آینده (بهمن) چهارمین کارگاه، ویژه مرمت مطبوعات در سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران راه‌اندازی می‌‌شود.

آموزش فرامنطقه‌ای مرمت اسناد
وی افزود: امسال در زمینه آموزش مرمت به کشور‌های همسایه هم گام‌های مهمی برداشته شد و از کشور‌های ترکیه، افغانستان، قزاقستان، تاجیکستان، گرجستان و عراق، افرادی برای آموزش یک‌ هفته‌ای به سازمان مراجعه می‌کنند. البته طرحی هم برای آموزش مرمت در سنگال داشتیم که به دلیل شیوع بیماری ابولا، فعلا از انجام آن منصرف شدیم. امیدواریم حوزه آموزش مرمت را با تسلط بیشترمان بر کاغذ، از آسیا فراتر ببریم. البته در حال انجام فعالیت‌هایی در حوزه مرمت چرم هم هستیم اما در حال حاضر بر مرمت موزه‌ای تسلط بیشتری داریم.

 عزیزی در پاسخ با این سوال خبرنگار ایبنا که چه تعریفی از سند دارید و آیا سازمان‌ها از ارزش اسنادی مدارک خود آگاه هستند؟ گفت: در دهه هفتاد با بخشنامه‌ای که به سازمان‌ها برای ارایه اسنادی که عمر بالای 40 سال دارند به سازمان اسناد ارایه شد، حجم زیادی از اسناد دریافت کردیم و نیمی از ارتباط ما با سازمان‌ها در سراسر کشور انجام شد. سازمان‌ها نمی‌توانند از انجام این کار شانه خالی کنند. هر دوسال هم این مکاتبات را تجدید می‌کنیم. اکنون سازمان‌هایی که به بخش خصوصی واگذار می‌شوند هم در فهرست ارسال بخشنامه‌های ما هستند.

معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران درباره تعریف معاونت اسناد سازمان کتابخانه ملی گفت: دو تعریف شورای جهانی آرشیو و تعریف سازمان استاندارد درباره اسناد وجود دارد که در مکاتبات رسمی به این تعاریف ارجاع داده می‌شود. هرآن چیزی که دستگاه‌های دولتی به عنوان شاهد و گواه تولید می‌کنند تا در ارتباط با سازمان‌های دیگر از آن استفاده کنند، برای ما سند محسوب می‌شود. این اسناد شامل تمامی فایل‌های صوتی، تصویری و... است که باید در تصرف دولت هم باشند.

وی با بیان این‌که با بحران مراجعه‌کننده به اسناد مواجه‌ایم، افزود: متاسفانه کار با سند دشواری‌هایی دارد. وقتی از سایت‌های غیر معتبر و جستجوی دو ساعته می‌توان طرح پیشنهادی پایان‌نامه تدوین کرد، متاسفانه هم تعداد مراجعه کنندگان به اسناد و هم رغبت دانشجویان به نحوه خوانش سند کم می‌شود. سختی کار با سند و سهل‌گیری استادان دانشگاه، سبب می‌شود که طیف اصلی مراجعان ما که دانش‌آموختگان تاریخ هستند، کمتر سراغ ما را بگیرند. علاوه بر این ما فهرست تمام اسناد را بر سایت کتابخانه قرارداده‌ایم و اطلاع رسانی در این زمینه بسیار مطلوب است.

عزیزی در پاسخ به این سوال که آیا شغل افرادی که به نگهداری از سند مشغول‌اند در دسته مشاغل سخت محسوب می‌شود؟ گفت: دکتر صالحی پیگیر شرایط زیان‌آور همکارانمان است و با در نظرگرفتن تمامی دشواری‌های این شغل،برای کارمندان دوره‌ای و گردشی  کار در مخزن را در نظر گرفته‌ایم و امیدواریم برای سختی کار آنها بتوانیم پاسخ خوبی از نهاد ریاست جمهوری دریافت کنیم.

تدوین کتاب «اهداگران اسناد»
معاون اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران از تصمیم این معاونت برای راه‌اندازی نمایشگاه اسناد و عکس به مناسبت‌های مختلف تاریخی با همکاری رایزن های فرهنگی و در محل این رایزنی‌ها خبر داد و گفت: این نمایشگاه‌ها برای مناسبت‌هایی چون 15 خرداد و 22 بهمن به تصویب رسیده و کار‌های آن در دست انجام است. بیشتر این اسناد عکس است زیرا زبان بین‌المللی و گویاست.
 
وی با بیان این‌که قانون و الزامی برای ارایه اسناد تمام قشر‌های جامعه به این معاونت وجود ندارد و فقط سازمان‌ها و نهاد‌های مشخص ملزم به این کار هستند، افزود: در حال آماده‌سازی کتاب «اهداگران اسناد» هستیم که در آن تمام افرادی که به این سازمان سندی اهدا کرده‌اند، معرفی می‌شوند. برخی اهداکنندگان فوت کرده‌اند و در حال تکمیل اطلاعات افراد هستیم.

عزیزی در پاسخ به سوال دیگر خبرنگار ایبنا درباره برنامه خریداری اسناد خارجی مرتبط با تاریخ ایران  توضیح داد: این برنامه کلی سازمانی است. متاسفانه سال گذشته به دلیل کمبود بودجه نتوانستیم تمام اهداف خود را در این زمینه محقق کنیم. دیدار‌هایی صورت گرفت اما کار متوقف ماند. اکنون برنامه‌ای جدی در این زمینه داریم. می‌کوشیم تمام اسنادی را که درباره ایران یا متعلق به ایران است به هر نحو ممکن از جمله تهیه تصویر از آنها گردآوری کنیم زیرا با این کار هزینه محققان خود را کاهش می‌دهیم. امیدوارم در بودجه سال 1394 سهم خوبی در این زمینه داشته باشیم. مرحله جمع‌آوری اسناد خارجی را از سال 1345 تا 1365 را به عنوان هدف‌گذاری دوره نخست انتخاب کرده بودیم که به دلیل کمبود بودجه محقق نشد.

رونمایی 112 سند از کربلای پنج
وی درباره دومین نمایشگاه اسناد افتخار ویژه کربلای پنج گفت: نمایشگاه قبلی که مربوط به اسناد دفاع مقدس بود، سه سال پیش برگزار شد و استقبال بیرونی از آن بسیار زیاد بود. تمامی اسناد برای نخستین‌بار ارائه شده بودند و در این نمایشگاه هم با توجه به افتخارآفرینی‌هایی که در کربلای پنج صورت گرفت، 112 تابلو سند شامل عکس و متن برای نخستین بار ارائه می‌شوند.

وی افزود: نمایشگاه «اسناد افتخار 2» اولین خروجی سازمان موزه انقلاب اسلامی و دفاع مقدس است. امسال سرلشگر فیروزآبادی دستور آزاد‌سازی تمامی اسناد دفاع مقدس، منهای تعداد اندکی از آن‌ها را صادر کرد. مجموعه‌ای از اسناد دفاع مقدس مربوط به پشتیبانی جنگ جهاد سازندگی در حال آماده‌سازی است و امید‌واریم بتوانیم تا زمان راه‌اندازی نمایشگاه آزاد شوند. این نمایشگاه ساعت 9 دوشنبه، 15 دی 1393 در ساختمان آرشیو ملی ایران برگزار می‌شود.