به گزارش خبرگزاری کتاب ایران (ایبنا) ارتباطات داخلی بین ادارات، نهادها و سازمان‌ها همیشه از اهمیت زیادی برخوردار است و اهداف سازمان و گردش امور آن از طریق ارتباطات رسمی محقق می‌شود. در حال حاضر وسیله ایجاد ارتباطات رسمی، نوشته‌های اداری است. گزارش نیز یکی از نوشته‌های اداری است که در جهت شرح، تفسیر، بیان، تحلیل مطالب و نیز علل مسائل خاص ارائه می‌شود و منجر به افزایش سرعت امور و تسریع در دستیابی به اهداف سازمان می‌شود.

کتاب «گزارش‌نویسی» نوشته ناصر شریفی در هفت فصل به معرفی «کلیات، معنی و مفهوم کاربرد گزارش»، «ارکان و اجزاء گزارش»، «مراحل تهیه گزارش»، «فنون نگارش گزارش»، «تهیه طرح گزارش»، «تنظیم و نگارش گزارش‌های ویژه اداری» و «خلاصه‌سازی نگارش» پرداخته‌است.

نویسنده در مقدمه این کتاب ابتدا به بیان مفهوم گزارش‌نویسی پرداخته و کاربرد آن را ذکر کرده و می گوید: برای اغلب ما بیان و انتقال مطالب از راه نوشتن بسیار سخت و دشوار است و معمولاً این اطمینان را نداریم که پس از نوشتن مطالب گزارش نهایی همان چیزی باشد که می‌خواستیم. رشد اخیر ادارات، نهادها و سازمان‌ها و تأکید زیاد بر روی ارتباطات داخلی سبب شده که تنها تهیه و استفاده از گزارش افزایش پیدا کند. بیشتر ما احساس می‌کنیم که نوشتن بسیار دشوار است. خوب نوشتن و درست نوشتن نیاز به مهارت دارد و این مهارت را می‌توانیم از راه‌های علمی یاد بگیریم. گزارش‌ها معمولا از اهمیت بالایی برخوردارند و می‌توانند به عنوان اسناد و تاریخچه سازمان‌ها مورد استفاده قرار گیرند.

گزارش چیست؟

شریفی در ادامه توضیح می‌دهد: روان‌شناسان می‌گویند؛ نوشته هر شخصی بازتاب اندیشه‌ها و تمایلات درونی و برونی پرتوی از شخصیت اوست. گزارش در لغت به معنی تفسیر قضیه و شرح و تفصیل خبر یا کاری است که انجام یافته است. البته گزارش دارای تعاریف دیگری نیز از جمله؛ به جای آوردن، انجام دادن، اظهارنظر کردن، در میان نهادن و شرح و تفسیر کردن است. گزارش، حلقه حیاتی زنجیره تصمیم‌گیری و عمل محسوب می‌شود و برای موفقیت کار هر سازمان ضروری است.

این نویسنده در بخشی از این کتاب مراحل تهیه گزارش را به پنج گروه زیر تقسیم‌بندی کرده و در خصوص هر یک توضیحاتی ارائه داده است.

1-آماده شدن برای گزارش؛ در این مرحله تمام لوازم و امکاناتی را که برای تهیه یک گزارش لازم است باید مهیا کنیم. برای این کار ابتدا باید هدف خود را تنظیم کنیم.

تنظیم هدف: پیش از آنکه آغاز به نوشتن کنیم، باید تمام اطلاع‌ها، حقیقت‌ها، دلیل‌ها و عوامل مربوط به موضوع گزارش را در نظر بگیریم و بیندیشیم که هدف شما چیست؟ خواننده ما کیست؟ چه آگاهی‌هایی از مطلب مورد گزارش دارد که در فهم و مقصود او را یاری می‌دهد و چه اطلاع‌هایی باید به او داده شود که در نتیجه‌گیری نهایی برایش سودمند است.

2-جمع آوری اطلاعات: در این مرحله شناسایی منابع اطلاعاتی و بررسی درباره موضوع مورد بررسی قرار می‌گیرد. نویسنده در این بخش در خصوص شناخت منابع اطلاعاتی می‌گوید: شناسایی منابع اطلاعاتی کار گزارشگر را آسان می‌کند. «افرادی که شاهد و ناظر ماجرا بوده‌اند» و منابعی چون «کتاب‌ها، مقالات، گزارش‌های پیشین»، «قوانین و مقررات»، «پژوهش‌نامه ها-رساله های دانشجویان و محققان»، «آرشیو و بایگانی» و «فیلم‌های مستند یا گزارش‌های تصویری با عکس و نقشه» می تواند برای جمع آوری اطلاعات مورد استفاده قرار گیرد.

3-تنظیم اطلاعات: برای استفاده از اطلاعات اولیه که به‌صورت خام هستند باید اقداماتی  انجام داد تا قابل استفاده باشد. در مرحله اول باید اطلاعاتی را که به دست آوردیم بر اساس شاخص‌هایی که داریم  طبقه‌بندی كنيم. سعی کنیم بر اساس منابع مشترکی که بین اطلاعات ما وجود دارد، اطلاعات را دسته‌بندی کنیم. ممکن است در حین طبقه‌بندی کلی طبقه‌بندی جزئی‌تری هم داشته باشیم و بعد از این کار باید مطالب را خلاصه كنيم.

4-تجزیه‌وتحلیل و نتیجه‌گیری: این مرحله عبارت است از فشرده شدن نکات عمده و مهم یک مطلب. به بیانی دیگر بیان مطالب مهم و اساسی یک نوشته در مختصرترین شکل ممکن که می‌تواند در مرور مطالب بسیار مفید واقع شود.

5-تنظیم گزارش: در این مرحله مطالب و اطلاعات جمع‌آوری شده و مطالبی را که خلاصه‌شده با هم تلفیق و در قالب یک گزارش تنظیم می‌کنیم.

کتاب «گزارش‌نویسی» نوشته ناصر شریفی در 95 صفحه به آموزش گزارش‌نویسی علمی و فنی می‌پردازد. این کتاب در شمارگان 1000 نسخه و قیمت 6000 تومان و طراحی جلد خدیجه ساوه‌ای در سال 1393 توسط انتشارات «رامان سخن» منتشر و روانه بازار نشر شد.

این کتاب برای روزنامه‌نگاران، مسئولان روابط عمومی ادارات و دانشجویان و دانش‌آموزانی که دوست دارند با نحوه گزارش‌نویسی به زبان ساده آشنا شوند بسیار مفید است.