به گزارش خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا) نشست «مدیریت اسناد الکترونیکی و آرشیو ملی» پنجشنبه 17 اردیبهشت‌ماه با حضور غلامرضا عزیزی و مریم پاکدامن در تالار گفت‌وگوی سرای اهل‌قلم بیست‌وهشتمین نمایشگاه بین‌المللی کتاب برگزار شد.
عزیزی، رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در ابتدای این نشست روند تحول اسناد را از قالب کاغذی به الکترونیک تشریح کرد و گفت: ما پس از اینکه متوجه شدیم دنیای اسناد از قالب کاغذی به سمت الکترونیک در حال تغییر است، تغییر نگرش دادیم و به سراغ دولت رفتیم تا قوانینی را تصویب کنیم که بتوانیم براساس آن اسناد الکترونیکی را در آرشیو ملی حفظ کنیم.
وی ادامه داد: مرز‌های راکد‌شدن اسناد در این‌باره بسیار خطر‌ناک و ممکن بود در این فرایند برخی از اطلاعات و اسناد از بین بروند. به همین دلیل مفهوم سند را تغییر دادیم و این سوال را مطرح کردیم که یک سند باید چه شرایطی برای آرشیو کردن داشته باشد؟
وی با بیان اینکه در حال حاضر بخش عظیمی از ارتباطات اداری ما با توجه به گسترش یافتن فناوری‌های نوین و نیز شبکه‌های اجتماعی در این فضا‌ها صورت می‌گیرد، اظهار کرد: به‌طور مثال در گذشته ابزاری مانند پیامک وجود نداشت اما امروزه پیامک برای ما کارکرد اداری دارد و بسیاری از اسناد خارج در چارچوب اداری تولید می‌شود.
این مقام مسئول تاکید کرد: به همین دلیل سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران نمی‌دانست که چگونه باید این اسناد را اداره کند. در گذشته ما دسترسی به شبکه‌های اجتماعی مانند لاین و یا واتس‌آپ نداشتیم اما امروزه برخی از اسناد اداری ما در همین فضا‌ها در حال تولید‌شدن و نابود‌شدن است. در واقع از زمانی که تلفن همراه به عنوان یک وسیله ارتباطی وارد شده مفهوم سند را هم عوض کرده است.
بهت سازمان اسناد و کتابخانه ملی در مواجهه با اسناد الکترونیک
عزیزی با تاکید بر اینکه سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در مواجهه با این واقعیت دچار بهت شده بود، افزود: ما زمانی احساس کردیم که از این فضا جا مانده‌ایم به‌همین دلیل همایش‌‌های آرشیوی خود را به سمت اسناد الکترونیک سوق دادیم و چهار همایش پی‌درپی با این موضوع برگزار کردیم، چون متوجه شدیم که باید درباره اسناد الکترونیک شناخت به دست بیاوریم.
رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران اضافه کرد: در همین راستا از جامعه علمی هم کمک گرفتیم تا برای ما مشخص کند که درباره اسناد الکترونیک باید چه رویکردی داشته باشیم.
به گفته وی، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در مرحله بعدی به سراغ دولت رفت و از آن خواست تا نقش آرشیو ملی را در نگهداری اسناد الکترونیک روشن کند چرا که تاکنون حداقل 30 سازمان در حوزه اسناد الکترونیک دخیل هستند و سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران با مجموعه‌ای از این سازمان‌ها در موضوعات مختلف در ارتباط است.
وی با بیان اینکه ما بایگانی ملی دیجیتال نداریم، یادآور شد: متاسفانه امروز هر دستگاهی مبتنی بر سِروِر خودش کار می‌کند و هرکدام یک سِروِر مستقلی دارند که به یک پارت جامع وصل نیست. از سویی دیگر وقتی به پدیده کهنگی تجهیزات نگاه می‌کنیم مشکلات دیگری نیز خودش را نشان می‌دهد.
نبود نقشه راه ملی برای تولید اسناد الکترونیک در سازمان‌ها
عزیزی با اشاره به اینکه نقشه راه ملی برای تولید اسناد الکترونیک در سازمان‌ها وجود ندارد، گفت: همان‌طور که در گذشته کسانی که با اسکنر‌ها کار می‌کردند نمی‌دانستند چگونه باید از این دستگاه‌ها استفاده کنند، فروشندگان نرم‌افزار نیز از نحوه تولید سند و کارکردن با آن اطلاعی نداشتند.
وی افزود: در اینجا بود که سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به سمت تولید دستور‌العمل‌هایی برای این موضوع رفت. بنابراین در نهایت می‌توان گفت که این سازمان درباره اسناد الکترونیک سه رویکرد داشت، همان‌طور که بیان شد رویکرد نخست بهت‌زدگی در برابر آن بود و در مرحله دوم شناخت اسناد الکترونیک صورت گرفت و در این راستا سه‌جلد کتاب مجموعه مقالات همایش اسناد الکترونیک تولید شد و به‌علاوه کتاب‌هایی که با این موضوع مرتبط بودند از زبان‌های خارجی به زبان فارسی ترجمه و در اختیار کارشناسان قرار گرفت.
وی با اشاره به مشکلات موجود میان کارشناسان اطلاعات و آرشیویست‌ها افزود: متاسفانه این دو گروه نمی‌توانستند حوزه کاری و مشکلات یکدیگر را درک کرده و با هم ارتباط داشته باشند. ما نیز تلاش کردیم تا با کمک یکی از شرکت‌‌های معتبر، نرم‌افزاری را برای آرشیو ملی تولید کنیم که متاسفانه در سال‌های گذشته اجرایی نشد اما امیدواریم امسال این نرم‌افزار تولید شود. با استفاده از این نرم‌افزار قابلیت اتصال به اتوماسیون‌های اداری در سازمان‌های مختلف به‌وجود می‌آید.
رئیس پژوهشکده اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تاکید کرد: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در مرحله شناخت اسناد الکترونیک نمانده اگرچه این مرحله مستمری است و ما همواره در حال یادگیری هستیم. معتقدیم باید در دانشگاه‌ها تولید علمی صورت گیرد چرا که این سازمان تولید‌کننده علم نیست و تنها می‌تواند با همکاری نهاد‌های دیگر مانند دانشگاه‌ها مشکلات موجود در این‌باره را مرتفع کند.
وی تاکید کرد: ما در سه مرحله اسناد الکترونیک را فاز‌بندی کردیم و در نهایت چهار استاندارد را در رابطه با اسناد الکترونیک ایجاد کردیم. امسال نیز یک استاندارد جهانی دیگر را پیشنهاد کردیم که امیدواریم به‌زودی تصویب شود.
عزیزی در پایان گفت: در واقع ما از عرصه شناخت اسناد الکترونیک عبور کردیم و در مرحله تولید سند هستیم چراکه امروزه ضرورت این موضوع بیشتر مشخص شده و با پیدایش اسناد الکترونیک و پیامد‌های آن مشاغلی مانند دبیرخانه‌ها ضعیف شده‌اند چراکه ما با کوهی از اطلاعات مواجه هستیم که نمی‌توانیم آنها را پردازش کنیم.
پاکدامن نیز در بخش دیگری از این نشست با بیان اینکه دانشگاه‌های ما نیز مانند سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران به سمت شناخت اسناد الکترونیک نرفته است، گفت: هرچه شناخت اسناد الکترونیکی و مواجهه با آن دیرتر صورت گیرد مشکلات ما نیز در این زمینه بیشتر خواهد شد چون امروزه ما با افرادی مواجه هستیم که با وجود سابقه سی‌ساله کار در آرشیو‌های سازمان‌ها هنوز کارکردن با اسناد کاغذی را نیاموخته‌اند. چه برسد به اسناد الکترونیک!
وی تاکید کرد: در حالی که در تمام متون کتابداری و آرشیوی ذکر شده که خاستگاه آرشیو‌ها بایگانی‌هاست، ما از این موضوع همواره غفلت کرده‌ایم. کتابخانه ملی باید دغدغه شناخت اسناد الکترونیک و راه‌های مواجهه با آن را در اولویت کاری خود قرار دهد چون بسیاری از سازمان‌های ما این کار در اولویت‌های نخست‌شان نیست و اگر سند‌ها از منبع درست تنظیم نشود ما نمی‌توانیم اسناد خوبی داشته باشیم.
موضوع تولید هاب جدی گرفته شود
وی با بیان اینکه باید در کشور موضوع تولید هاب جدی گرفته شود گفت: ما این ایده را در سال‌های گذشته به سازمان اسناد و کتابخانه ملی دادیم تا یک آرشیو هاب ایجاد شود که سازمان‌های مختلف بتوانند اسنادشان را در آنجا بارگذاری کنند.
این آرشیویست با بیان اینکه ما اصول آرشیوی را همواره دارا بوده‌ایم اما نتوانسته‌ایم با ورود به دنیای موبایلی تدابیر لازم را برای آرشیو اسناد بیندیشیم، گفت: امروز با ورود به دنیای موبایلی حتی تدابیری برای استفاده یکسان از تگ‌ها اندیشیده نشده است. باید در نظر داشت که اکثر نرم‌افزار‌های امروزی نیازمند به اپلیکیشن‌‌های موبایلی است و آرشیو ملی باید این موضوع را در نظر داشته باشد که متناسب با این‌گونه نرم‌افزار‌‌ها چه کاری می‌خواهد انجام دهد.
پاکدامن در بخش پایانی سخنانش به موضوع فروش اسناد و نسخ ملی در نرم‌افزار «دیوار» اشاره کرد و گفت: متاسفانه امروزه در فضای مجازی و در نرم‌افزار دیوار نسخ خطی و اسناد ملی ما در حال خرید و فروش است و به اعتقاد من کتابخانه ملی باید در این زمینه ورود کند و تدابیر لازم را بیندیشد.
پنجشنبه ۱۷ اردیبهشت ۱۳۹۴ - ۲۰:۱۰
نظر شما