خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا)_ماهرخ ابراهيم‌پور: وقتی کتاب «از متن تا نقش» خاطرات سیروس پرهام را ورق می‌زدم، لبخند تلخی بر لبانم نشست، چون شرایط نگهداری، توجه و اهمیت دادن به اسناد در کشور ما نسبت به 40 سال گذشته تغییر چندانی نداشته و شاید به شکلی بدتر هم شده است، علی رغم اینکه موسسات فراوانی برای نگهداری تخصصی اسناد ایجاد شدند، اما در این هیاهو هنوز اسناد مصون از اتفاقات غیرمترقبه و گاه سلیقه‌ای نیستند. از سوی دیگر آرشیو ملی که بیش از دو دهه است، در زیر مجموعه کتابخانه ملی قرار گرفته، شرایط چندان مطلوبی ندارد و پس از 50 سال هنوز جایگاه حقیقی خود را در جامعه به ظاهر مدرن ما پیدا نکرده است. برای آگاهی از چند و چون وضعیت آرشیو چند روزی در این ساختمان گشتم تا بتوانم با مسئولان آن درباره وضعیت دیجیتال‌سازی اسناد، محدودیت در ارائه آن، ضرورت حضور مدیران مرتبط با رشته آرشیو یا مجربان و ... صحبت کنم. علی زرافشان در آرشیو ملی اگرچه برای برخی از این دغدغه‌ها پاسخ کاملی نداشت اما گفت‌وگو با او توانست به شفاف‌سازی وظایف این سازمان کمک کند. مشروح این گفت‌وگو را در ادامه می‌خوانید: 
 
قبل از حضور در آرشیو چه فعالیت‌هایی داشتید؟  
قبل از اینکه به سازمان بیایم، پنج سال معاون متوسطه وزیر آموزش و پرورش بودم. اگرچه سال 74 تا 78 در کتابخانه محلی مسئولیتی داشتم، آن زمان هنوز آرشیو به کتابخانه نپیوسته بود. آن موقع با کتابخانه همکاری و مسئولیتی بر عهده داشتم. تحصیلاتم کارشناسی مهندسی کامپیوتر و  کارشناس ارشد کتابداری است.  

زمانی که به آرشیو آمدید، اوضاع چه طور بود؟ چه برنامه‌ای برای مدیریت آرشیو دارید؟
معمولا همه دستگاه‌ها روال جاری دارند که به طور معمول در حال انجام است و مدیری که وارد مجموعه می‌شود، بخشی از کارش ادامه فعالیت‌های جاری در حال انجام است؛ مثلا کار اداره کل فناوری انتقال اسناد راکد دستگاه‌هایی است که کارشناسان، کار شناسایی و ارزشیابی اسناد را انجام دهند و تعیین تکلیف کنند که جزء اسناد ملی هستند یا امحایی؟ بعد از آن صورت‌جلسه به شورای اسناد فرستاده شود و شورا آن‌را تصویب و اجازه امحاء یا انتقال اسناد را بدهد. اگرچه برخی اسناد جدول زمانی دارند و دیگر به شورا نمی‌روند و خود اداره کل اجازه امحاء آنها را صادر می‌کند. پس از آن برای اسناد یک کاربرگه صادر می‌شود که همراه با اسناد به اداره کل بعدی می‌رود. در این مسیر یکسری تغییرات صورت گرفته که با تحول تکنولوژی همراه بود و برای نمونه در فناوری اطلاعات یا حوزه اسنادی تغییراتی روی ‌می‌دهد که از چند سال تهیه نسخه دیجیتال اسناد مطرح بوده و در ازای دریافت اسناد نسخه دیجیتالی نیز برای آنها تهیه شود. البته در هیچ دنیا همه اسناد آرشیوها دیجیتال نمی‌شوند. معمولا برای چند گروه از اسناد نسخه دیجیتال تهیه می‌شود؛ نخست وقتی دستگاهی اسنادی را به آرشیو تحویل می‌دهد، نسخه دیجیتال اسناد را می‌خواهد. دوم برخی اسنادی که ارزش ملی دارند و نیاز است که نسخه دیجیتال آنها تهیه شود. سوم اسنادی که مورد مراجعه پژوهشگران است و در صورت نبود نسخه دیجیتال آن انجام ‌می‌شود. اما امروزه بحث فضای مجازی، اتوماسیون اداری، ایمیل و شبکه‌های اجتماعی توئیتر و ... مطرح شده که گاهی اوقات مکاتبات اداری و کشوری از آن طریق انجام می‌شود مانند برخی توئیت‌های وزیر امورخارجه که باید جای ثبت شود، زیرا یک نوع سند است. به این گروه اسناد، اسناد دیجیتال‌زاد می‌گوییم یعنی از لحظه نخست تولید به صورت دیجیتال به وجود آمدند. یکی از کارهای آرشیو تهیه چارچوبی با عنوان فراداده برای اسناد دیجیتال است که سال گذشته به تصویب شورای اسناد رسید و اکنون به دستگاه‌ها ابلاغ شده و مسئولان اتوماسیون‌های اداری کشور جلسات مشترکی با آرشیو دارند تا این روند را در اسناد خود اعمال کنند.

یکی از کارهای که در قانون ادغام آمده، تشکیل شبکه ملی اسناد کشور است، سال گذشته آگهی مناقصه آن برگزار شد و امیدواریم بتوانیم تا پایان امسال و اواسط سال آینده شبکه ملی را راه‌اندازی کنیم، شبکه ملی اسناد کشور در قانون ادغام د‌ستگاه‌ها را مکلف کرده هر نسخه الکترونیکی که از سندهایشان تهیه می‌کنند باید آن را روی شبکه ملی اسناد بارگذاری کنند تا دیگر مهم نباشد این سند کجا نگهداری می‌شود بلکه مهم این باشد که این سند به شکل ملی در دسترس همه افراد باشد.  
در این دوره تلاش کردیم در حوزه ارتباط بین‌الملل کار بیشتری انجام دهیم هم خودمان را منعکس بکنیم و هم فناوری و تجربه‌های سایر کشورها استفاده کنیم برای همین سال گذشته از بیانیه جهانی آرشیو که جزء مصوبات یونسکوست، به زبانی فارسی ترجمه شد و در حال حاضر بر سایت ایکا بارگذاری شده است.

بحث انعکاس آرشیو در سطح ایکاست و اخیرا کارگاه‌هایی برای کارشناسان ازبکستان داشتیم که گزارش آن را نیز ارسال کردیم تا روی سایت بگذارند. به نوعی با این فعالیت‌ها می‌خواهیم در دنیا بیشتر دیده شویم تا ما را هم به عنوان یک آرشیویست حرفه‌ای بشناسند و مورد رجوع باشیم. از سویی در سطح ارائه خدمات مرمت کارشناسان زبده‌ای داریم که در سطح بالا می‌توانند به برخی کشورهای منطقه آموزش بدهند.

در سازمان اجرای طرح بهبود فرایند آغاز شده که اداره کل تنظیم و توصیف انجام شده و امسال این کار را در اداره کل فراهم‌آوری انجام خواهد شد که این کار منجر به حذف فرآیندهای تکراری یا زائد است که بهره‌وری و کیفیت کار را افزایش می‌دهد. البته از سال 81 که آرشیو به کتابخانه ملی پیوسته، هر مدیری فعالیت‌هایی را انجام داده که توسط مدیر بعدی دنبال شده است و من نیز معتقد به شیوه مدیریت امدادی هستم یعنی قرار نیست وقتی مدیر جدیدی می‌آید چرخ را از نو اختراع کند و باید تا آنجایی که مدیر قبلی حرکت کرده، از او تحویل بگیرد و چند قدم کار را به جلو ببرد که اکنون این کار در حال انجام است.

 با توجه به رشته شما که کتابداری است آیا برای پیشبرد کارها در آرشیو مشاوری در حوزه اسناد دارید که کارها با نگاه تخصصی پیش برود؟
حوزه آرشیو و کتابداری بسیار به هم نزدیک است و تقریبا کارهایی را که در حوزه کتاب انجام می‌دهیم در حوزه اسناد هم به همین شکل است. به همین دلیل اکنون در کشور تنها دو دانشگاه رشته آرشیو را دارند، دانشگاه تهران و دانشگاه الزهرا که تقریبا چند سالی است که تربیت آرشیو را به رشته‌های خود اضافه کرده. به هر حال من نسبت به آنچه که در حوزه آرشیو وجود دارد با توجه به سابقه کاری که قبلا در کتابخانه ملی داشتم، بیگانه نیستم، از طرفی چون مدتی در مرکز آموزش کتابداری تدریس کردم برخی از همکارانی که در آرشیو هستند، دانشجوی من بودند. با این حال هر مسئولی چندین مشاور دارد و من نیز از نیروهای قدیمی استفاده می‌کنم که یکی از آنها به طور رسمی مشاور من است و برخی دیگر به عنوان کارشناس ارشد هستند که از مشاوره آنها استفاده می‌کنم برای اینکه مواردی را می‌خواهیم به نتیجه برسانیم بتوانیم با مشورت پیش ببریم.

در زمان مدیریت شما چه تحولات و فعالیت‌های صورت گرفته است؟
سال 1349 سازمان آرشیو ملی بنا بر مصوبه مجلس شورای ملی به صورت یک سازمان مستقل تشکیل شد که وظیفه آن طبق تعریفش در قانون فراهم آوری و گردآوری اسناد، تفکیک اسناد به اسناد قابل امحاء و ملی، گردآوری، ثبت و ضبط اسناد ملی بر اساس استانداردهایی که مشخص شده است. در عین حال در متن قانون آمده نگهداری اسناد به شکلی باشد که عموم مردم بتوانند به اسناد دسترسی پیدا کنند. به طور طبیعی پس از تاسیس آرشیو که اکنون به 50 سالگی رسیده است، فعالیت‌های خوبی در مدیریت‌های گذشته طبق 6 وظیفه‌ای که سازمان دارد، انجام شده است از جمله نخستین وظیفه تشخیص اسناد زائد و قابل امحاء است که شورای اسناد در این رابطه مصوباتی را داشته است. باید ذکر کنم، شورای اسناد در متن قانون بالاترین مرجع تصمیم‌گیری درباره اسناد، شورای فراسازمانی است که با حضور نمایندگانی از وزارتخانه وزیر امور خارجه، وزیرفرهنگ، دادستان کل کشور و دبیرکل سازمان امور استخدامی کشور و دادستان دیوان محاسبات و دو نفر از اشخاص متبحر در فرهنگ و تاریخ ایران تشکیل می‌شود که در متن قانون تشکیل جلسات ماهی یک بار در نظر گرفته شده البته به ضرورت ممکن است 15 روز یکبار نیز تشکیل شود.
 
در زمانی که شما مسئولیت آرشیو را به عهده گرفتید تاکنون جلسه شورای اسناد در سطح بالا تشکیل شده است؟
در متن قانون آمده که به جای افراد مذکور در 4 بند نخست یعنی وزراء ممکن است که معاونان آنها حضور یابند، بنابراین در متن قانون اجازه داده شده به دلیل اینکه وزراء بر اثر مشغله نمی‌توانند در جلسات شورای اسناد شرکت کنند، معاونان می‌توانند حضور پیدا کنند که اکنون جلسات شورا با حضور معاونان تشکیل می‌شود که یکی از وظایف شورا تهیه اوراق امحایی است و مجوز برای امحاء آنها صادر شود. تشخیص اسناد قابل امحاء نکته مهمی است زیرا کارشناسان یک دستگاه ممکن است که امحاء اسناد برایشان اهمیتی نداشته باشد اما برای کارشناسان سازمان ما که به اسناد از منظر تاریخی، سیاسی، اقتصادی، اجتماعی و نگاه می‌کنند، ممکن است آن اوراق دارای اطلاعات بسیار ارزشمندی باشد. به همین دلیل هیچ دستگاهی مجاز به امحاء هیچ ورقی نیست مگر اینکه مجوز شورا را داشته باشد.
 
قانونی که برای امحاء اسناد به آن اشاره کردید به نظر چندان کاربرد عملی ندارد، در غیر این صورت چگونه مرحوم حسن حبیبی به اعتراف همسرشان کارتن‌های اسناد زمان معاونتش در ریاست‌جمهوری را در دستگاه کاغذخردکن ریختند؟!
فلسفه تشکیل سازمان اسناد این است که اسناد سرخود و بدون نظارت امحاء نشوند. سندی دست‌نویس متعلق به یکی از معاونان وزارت فرهنگ و ارشاد موجود است که در آن ذکر شده: «در راهروهای وزارتخانه که عبور می‌کنیم در گوشه و کنار راهروها گونی‌هایی را می‌بینیم که در داخل آن‌ها اسنادی وجود دارد. این اسناد تاریخ کشور هستند و لازم است که نگهداری شوند.» برای همین تشکیل آرشیو برای نگهداری اسناد ملی کشور است اگرچه قبل از تشکیل آرشیو بخش عمده‌ای از اسناد در منازل نگهداری می‌شد. زمانی سمتی داشتم که گاهی اوقات اسنادی به دستم می‌رسد که جایی برای نگهداری آن نبود و من این اسناد را به منزل بردم. برای همین در حال حاضر بخشی از اسنادی که در آرشیو است جنبه اهدایی دارد که خانواده‌ها برخی اسناد قدیمی و ارزشمند خود را به ارشیو اهدا می‌کنند و گاهی نیز بعضی اسناد را خریداری می‌کنیم. بنابراین امحا اسناد توسط برخی از افراد ناشی آگاهی نداشتن نسبت به ارزش آنهاست. از سوی دیگر مدتی است که در برخی ادارات عادتی رسم شد و در اتاق مدیران دستگاه کاغذ خردکنی قرار دادند که گاهی مدیران تصور می‌کنند برخی اسناد نباید بر جای بمانند و در لحظه آنرا در کاغذ خردکن می‌اندازند. در حالی که اگر به ترکیب شورای اسناد نگاه کنید نماینده دادستان، دادستان کل کشور و رئیس دیوان محاسبات کشور در آن عضو هستند که شان حقوقی دارند و حضور آنها برای نظارت بر اجرای قانون در رابطه با اسناد کشور است و هر گاه تخلفی ببینند با آن برخورد خواهد شد. حضور نماینده دیوان محاسبات نیز برای پیگیری نسبت به رعایت قانون و اطلاع از روند فرستادن اسناد به آرشیو است. اگر تخلفی صورت بگیرد، این تخلفات به دیوان گزارش می‌شود و دیوان محاسبات برخورد می‌کند. خوشبختانه در حال حاضر قدری توجه به اسناد بیشتر شده که هر برگه‌ای را نباید از بین برد.

اسناد گاهی در روابط و بده و بستان‌های بین‌المللی ما نیز نقش دارند به طوری که سازمان میراث فرهنگی کشور به دنبال اسنادی برای بازگرداندن بخشی از اشیاء تاریخی ما از آمریکا بود و با یکی از همکاران ما تماس گرفتند برای اینکه شاید بتوانند سندی پیدا کنند تا با استناد به آن سند بتوانند مالکیت ایران به آن اشیاء را ثابت کنند. زرین دخت صالحی، همکار ما در بخش اسناد پس از جست و جوی بسیار به 200 برگ سند دسترسی پیدا کرد که جست و جو در آنها باعث شد به اسنادی دست پیدا کند که آن اسناد بتواند به برگرداندن سردیس سرباز هخامنشی متعلق به تخت جمشید کمک کند. در سفر دکتر روحانی این سرباز و برخی اشیاء دیگر به کشور بازگردانده شد. شاید زمانی که این اسناد به آرشیو منتقل شد در نظر برخی افراد ارزش چندانی نداشت اما با گذشت زمان همین اسناد به بازگرداندن اموال ملی از کشوری دیگر کمک کرد. لذا اسناد در موقعیت‌های ویژه می‌تواند بسیار به منافع ملی و روشن شدن ابعاد تاریخی و میراث فرهنگی کشور ما کمک کند.

دومین بند مربوط به پرونده‌های اسناد راکد و پرونده‌های ملی است بنا بر این قانون هر سازمانی هر وقت پروندهایش راکد شد و دستگاه دیگر نیازی به رجوع آن نداشت آنها را باید به آرشیو منتقل کنند.

سال‌هاست قانون، بند و تبصره وضع شده که اسناد باید به آرشیو منتقل شوند اما این قوانین تا چه اندازه از روی کاغذ به مرحله عمل درمی‌آیند؟ برای نمونه، دو سه سال پیش یکی از ساختمان‌های وزارت نیرو دچار آتش‌سوزی شد و از قضا آتش‌سوزی در محل نگهداری اسناد آن اتفاق اتفاد. آرشیو برای جلوگیری از تکرار این وضعیت چه کرده است؟
آرشیو با تکیه بر بازوی اجرایی آن که در شورای اسناد هستند، توانسته با برخی از این سهل‌انگاری‌ها یا ممانعت از انتقال اسناد برخورد کند برای مثال یکی از دستگاه‌ها که در رابطه با انتقال اسناد با آرشیو همکاری نکردند، شخص دادستان ورود پیدا کردند و دستور دادند که اسناد باید به آرشیو منتقل شود و این کار هم صورت گرفت. همچنین امسال از برخی دستگاه‌ها سند دریافت کردیم که شاید طی دو سه سال گذشته اسنادی به ما ندادند. انتقال اسناد از برخی دستگاه‌ها که تاکنون با آرشیو همکاری نداشتند به پیگیری آرشیو و استفاده از ابزار قانونی که در اختیار داریم هم بر می‌گردد. از سوی دیگر تنظیم آیین‌نامه‌هایی درباره نگهداری اسناد ملی، گذاشتن آنها در دسترس عامه، مقررات مربوط به اسناد محرمانه و نحوه مراجعه به آن تدوین شده است. در ساختمان فعلی آرشیو چهار طبقه انتهایی مخازن اسناد قرار دارد که مساحتی نزدیک 16 هزار متر مربع است و مخازن طبقه بندی شده و با سیستم ایمنی اطفای حریق تجهیز شده علاوه بر آن سیستم‌های حرارتی و برودتی تعبیه شده است. چون از نظر استاندارد باید به لحاظ نور و حرارت در وضعیت و آلودگی‌های محیطی در یک استاندارد ویژه‌ای باشد. اسنادی که به آرشیو منتقل می‌شود بر اساس آیین نامه هایی که مشخص شده در آرشیوها سازماندهی و نگهداری می‌شود و از آن طرف نیز یک مرحله کار تنظیم و توصیف روی آنها اتفاق می‌افتد و برای هر برگه سند یک شناسنامه تهیه می‌شود که با این شناسانامه سند شناخته می‌شود این اطلاعات در اختیار اداره کل اطلاعات قرار می‌گیرد که مراجعین اعم از دستگاه‌ها و اداره‌های دولتی یا پژوهشگران و مردم عادی با توجه به شناسنامه اسناد موردنظر خود را پیدا می‌کنند. البته شورای اسناد با تصویب آیین نامه دسترسی نحوه در اختیار گذاشتن اسناد را مشخص کرده و مانند همه دنیا درباره اسناد محرمانه که مربوط به حریم شخصی افراد است یا اسنادی که در مصوبه آیین نامه دسترسی محرمانه تلقی شده برای آنها محدودیت دسترسی ایجاد میشود اما مابقی اسناد آزاد هستند.
 
محدودیت اسناد در ایران تابع چه قوانینی است؟ اکنون دسترسی به برخی اسناد خیلی قدیمی برای پژوهشگران ممکن نیست و بعضی تالیفات تاریخی ما به دلیل این محدودیت‌ها ناقص مانده است.
اسنادی که درباره شخصیت‌ها هستند، محدودیت چندانی ندارند. اما گاهی برخی از این اسناد در حوزه‌ای است که دسترسی به آن اشکالی ندارد.

با توجه به سخن شما برای مثال در حال حاضر دسترسی به همه اسنادی که درباره آیت‌الله سیدحسن مدرس و شهید نواب صفوی مجاز است و محدودیتی وجود ندارد؟
همه اسناد متعلق به شخصیت‌ها آزاد است مشروط بر اینکه شورای امنیت ملی مصوبه‌ای درباره دسترسی به اسناد طبقه بندی شده دارد و ما تنها درباره اسنادی که فاقد مصوبه شورای امنیت و طبقه بندی خاص هستند، اجازه دسترسی نمی‌دهیم. این شیوه در همه آرشیوهای دنیا وجود دارد، اخیرا آرشیو بریتانیا اسنادی را در فضای مجازی منتشر کرد که بازتاب زیادی داشت اما همان اسناد را وقتی مرور کنید همه صفحات آن اسناد منتشر نشد.

محدودیت دسترسی به اسناد در ایران قابل مقایسه با آرشیو بریتانیا یا آمریکا نیست ما هنوز به برخی اسناد دوره قاجار هم دسترسی نداریم.   
در همین آرشیوها که اشاره کردید، محدودیت دسترسی به بسیاری از اسناد وجود دارد.

با این حال باز هم میزان محدودیت در دسترسی به اسناد در ایران بسیار بیشتر از آرشیوهای خارجی است؟
این طور نیست! برای نمونه اسناد کودتای 28 مرداد در آرشیو آمریکا تا چه اندازه قابل دسترسی است؟ طی سالهای گذشته آنها بخشی از اسناد را منتشر کردند.

اینجا باید بپرسیم اسناد ایرانی کودتای 28 مرداد به طور کامل منتشر شده است؟
مطابق آنچه که اسناد به ما برسد و کار تنظیم و توصیف آن انجام شود و در اختیار اداره کل خدمات آرشیوی قرار بگیرد، در دسترس پژوهشگران قرار خواهد گرفت.

بنا بر آنچه که ما از پژوهشگران مرتبط با اسناد تاریخی شنیدیم میزان اسناد درباره بسیاری از وقایع بسیار زیاد است اما حتی یک چهارم این اسناد در دسترس قرار نگرفته است.
ممکن است اسناد بسیاری درباره وقابع تاریخی وجود داشته باشد اما آرشیو خدمات اسنادی را ارائه می‌کند که در اختیار ماست برای مثال درباره کودتای 28 مرداد اسنادی در وزارت خارجه نیز وجود داشته باشد که ما آنها را نداریم لذا ما فقط اسنادی که به دستمان رسیده و آن را در مجموعه اسنادی که در اختیار ما قرار گرفته است، اطلاع‌رسانی می‌کنیم. اگر به سایت جهانی آرشیو تحت عنوان «ایکا» مراجعه کنید در آنجا نیز از اسنادی نام برده که دسترسی به آنها جایز نیست. بنابراین در همه جای دنیا محدودیت دسترسی به آرشیو وجود دارد. اخیرا سندی مربوط به حریم خصوصی یک شخصیت پیدا شد که اجازه انتشار آن را ندادیم. اما همین فرد پرونده سیاسی و نظامی داشت که اجازه انتشار آن داده شد.

به تازگی اسنادی درباره وقایع 1320 به دست ما رسیده که منتشر شده است. لذا بر اساس آیین‌نامه‌ای به تصویب رسیده در شورای اسناد است و در همه جای دنیا آیین نامه خاص خودش را دارد.
 
آرشیو برای اینکه اداره‌ها، موسسه‌ها و نهادهای دولتی اسناد را به درستی نگهداری کنند، چه راهکاری اتخاذ کرده است؟
تصویب ضوابط و مقرراتی که وزارتخانه‌ها و موسسات وابسته به دولت باید در تنظیم و نگهداری پرونده‌ها و اسناد و مدارک رعایت کنند. این دستور‌العمل‌ها تهیه شده و توسط اداره کل مرمت دستور العمل‌ها را با توجه به اینکه چگونه نگهداری شوند و در چه فضایی قرار بگیرند، میزان نور و حرارت چه قدر باشد با دقت لازم تهیه کرده و این نکات در دستورالعمل‌هایی به دستگاه‌ها ابلاغ شده تا بر مبنای آن نگهداری اسناد را انجام دهند.
 
قیمت اسنادی که آرشیو به پژوهشگران ارائه می‌کند بر اساس چه معیاری تعیین می‌شود؟ اصولا با توجه به تعداد کم مراجعان به آرشیو تعیین قیمت برای اسناد رویکرد درستی است؟  
تدوین تعرفه‌ای که طبق آن سازمان اسناد ملی در ازای تهیه میکروفیلم، فتوکپی، رونوشت یا انجام خدمات مشابه از اشخاص به عنوان حق الزمه دریافت می‌کند که این نیز به عنوان تعرفه به تصویب شورای اسناد می‌رسد اما هر چند سال یکبار با توجه به تغییر قیمتهای خدمات مورد بازنگری قرار می‌گیرد. البته در آن ذکر شده وجوهات رسمی و به حساب درآمدهای دولت واریز خواهد شد.  
سازمان اسناد بر اساس وظایفی که شرح دادم که در طی سال‌ها رشد کرد و مدتی بعد به این ساختمان منتقل شد که این ساختمان به طور ویژه برای یک مرکز اسناد ساخته شده است. به تصور من این ساختمان در میان مراکز اسنادی از سازمان‌های بسیار خوب است زیرا ما یکی از کارگاه‌هایی که برگزار می‌کنیم کارگاه مرمت برای کارشناسان کشورهای مختلف است که تا به امروز 21 کارگاه برگزار کردیم و معمولا وقتی کارشناسان خارجی به سازمان اسناد می‌آیند و آن را با مراکز خودشان مقایسه می‌کنند سازمان را حد مطلوب ارزیابی می‌کنند.

درباره وضعیت دیجیتال‌سازی اسناد پاسخ روشنی دریافت نکردم، در حال حاضر در چه وضعیتی است؟
اشاره کردم که فعلا رویکرد ما در رابطه با دیجیتال‌سازی اسناد بر این اساس است که همه اسناد را در پروسه دیجیتال سازی قرار نمی‌دهیم.

و در پایان، برای برخی مدیریت‌ها زمان دو سال یا چهار سال در برخی از سازمان‌ها تعیین می‌شود آرشیو هم از این محدوده مستثنی نیست. حتی برای مدت معلومی از مدیر مجموعه برنامه می‌خواهند.
مصوبه‌ای وجود دارد که ابلاغیه مدیریت برای دوره‌های چهار ساله در برخی دستگاه‌ها وجود دارد اما در ابلاغ‌های سازمان این مدت ذکر نمی‌شود و معمولا با توجه به شرایطی که برای افراد پیش می‌آید مدیران جا به جا می‌شوند، همان‌طور که شهرام یوسفی‌فر قبل از من در آرشیو حضور داشت به دلیل تغییری که در شرایط اداری برایش به وجود آمد، ناچار به ترک سازمان شد تا به سازمانی که از آن مامور به خدمت شده بود، برگردد به همین دلیل وقتی یوسفی فر رفت، یکی از همکاران 6 ماه در آرشیو سرپرست بود و من شهریور ماه 97 به سازمان آرشیو آمدم.