هادی قبادی مسئول دفتر نمایندگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در استان قم درباره پیشینه ایجاد آن به خبرنگار ایبنا گفت: قضیه تأسیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی در استان قم به سال‌ها قبل برمی‌گردد. چند مرحله از طرق مختلف مطرح شد اما اتفاقی نیفتاد. سال ۹۶ به دنبال درخواست بخشی از پژوهشگران ازجمله اعضاء بنیاد قم‌پژوهی از آقای لاریجانی، دفتر سازمان اسناد و کتابخانه ملی در استان قم راه‌اندازی و به بنده مأموریت داده شد به استان قم بیایم تا زمینه‌های این موضوع را پیگیری کنم.
وی در ادامه با اشاره به مشکلات دفتر قمِ کتابخانه ملی، بیان کرد: مشکلات ساختارِ اداری، بودجه و ساختمان بیش از هر چیز ما را رنج می‌دهد. در زمان استاندار وقت مشکلات ساختمان اداری را مطرح کردیم اما به خاطر تنگناهای اداری که در استان وجود داشت، قول فراهم نمودن ساختمان مستقل اداری را به ما ندادند. بعد از چند ماه رفت و آمد، یک ساختمان در بافت مسکونی به ما اختصاص داده شد. این ساختمان شرایط و ساختار اداری را ندارد چرا که اساساً این ساختمان مسکونی است. بیش از یک سال و نیم است در این ساختمان مستقر شده‌ایم اما هنوز موفق نشده‌ایم در این زمینه استقلال پیدا کنیم. امیدوارم استانداری بتواند سریع‌تر این مشکل را مرتفع کند.
قبادی اضافه کرد: در این مدت کوتاه استاندار و معاونین ایشان پیگیری‌های فراوانی کرده‌اند و گزینه‌های مختلفی را برای ساختمان اداری دفتر قمِ کتابخانه ملی مدنظر قرار داده‌اند اما با توجه به مشکلات قانونی و اداری، این قضیه به تأخیر افتاد و امیدواری این تأخیر بیشتر از این طول نکشید و به‌زودی شاهد افتتاح ساختمان اصلی باشیم.
مسئول نمایندگی اسناد و کتابخانه ملی ایران در استان قم یادآور شد: با توجه به ویژگی و شاخصه‌های استان قم حق استان قم بود خیلی قبل‌تر این اداره استقرار پیدا می‌کرد. وجود حوزه‌های علمیه، مراجع عظام، مرکزیت شیعی، مراکز پژوهشی و کتابخانه‌ای تخصصی، ملیت‌های مختلف که دانشجویان و طلاب بیش از ۱۰۰ کشور در این استان مشغول تحصیل هستند، ظرفیت‌های خوبی را فراهم کرده است تا این دفتر در قم بازگشایی شود.
قبادی با تاکید بر لزوم حفظ اسناد مربوط به استان قم در این دفتر، گفت: قم تمام کوچه پس کوچه پر از استاد معتبر تاریخی است. مگر چقدر از این اسناد را تهران می‌تواند تحویل بگیرد؟! یک درصد هم نمی‌تواند، چرا که نیرو و امکانات این کار را ندارد؛ اما اگر دفتر قم فعال شود، می‌توانیم با شناسایی اسناد، آن‌ها را پالایش و نگهداری کنیم.
مشاور سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در رابطه با اهمیت و نوع کار این سازمان در استان‌ها بیان کرد: در استان‌ها بیشتر تأکید بر کارهای اسنادی است. اسناد به چند بخش تقسیم می‌شوند. یک سری اسناد اداری است و یک سری هم اسناد شخصی داریم. قانون، نهادها و ارگان‌های دولتی را مکلف کرده که تمام اسناد ارزشمند و قابل توجه‌شان در مخازن سازمان اسناد و کتابخانه ملی نگهداری شود. در واقع آرشیو ملی ایران اساساً متعلق به این سازمان است. اسناد شخصی که در منازل مردم است نیز لازم است در سازمان اسناد و کتابخانه ملی نگهداری شود.
وی تصریح کرد: تمام بایگانی‌های راکد ادارات باید به سازمان یا دفاتر و ادارات استانی تحویل داده شود. سازمان این اسناد را پالایش می‌کند و آن دسته از اسناد را که ارزشمند است، جدا نگهداری می‌کند. به عنوان مثال اداره راه و شهرسازی قم یک قدمت 80 – 70 ساله دارد. شهرداری قم اسناد بسیاری دارد که از بین رفته است اگر این اسناد به ما تحویل داده می‌شد، هم اسناد طبق استانداردهای موجود حفظ و نگهداری می‌شدند و هم بخشی از فضای ساختمانی اداره مربوطه آزاد می‌شود. هیچ اداره و سازمانی بدون مجوز سازمان نمی‌تواند یک برگ اداری را امحاء کند اما با تشخیص سازمان بعد از بررسی‌ها و پالایش اسناد، آن دسته از اوراق که ارزش نگهداری دارند، حفظ و مابقی امحا می‌شوند.
این مقام مسئول درباره فرایند نگهداری اسناد گفت: بعد از اینکه ادارات اسناد بایگانی خود را تحویل می‌دهند، اسناد مهم و معتبر پیش‌آرشیو و بعد راهی قرنطینه می‌شوند و اگر نیاز به مرمت و بازسازی داشته باشند، این کار صورت می‌گیرد. مرحله بعد میکروب‌زدایی و آفت‌زدایی است. کاغذی که از آن قرنطینه بیرون می‌آید، برای 400 – 300 سال هیچ آسیبی نمی‌بیند. این اتفاق در صورتی می‌افتد که در آرشیوها و مخازن استاندارد نگهداری شود؛ نه در بایگانی‌های اداری که شرایط مناسب نگهداری را ندارند؛ چرا که مخازن استاندارد از چهار آیتم نور استاندارد، رطوبت استاندارد، دما و امنیت استاندارد برخوردارند.
قبادی گفت: بنده یک سال پیش در شورای اداری همین حرف‌ها را مطرح و به ضرورت تأسیس دفتر نمایندگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی در استان قم اشاره کردم؛ با این کار، اولاً اسناد ملی و مکتوب کشور حفظ می‌شود، ثانیاً فضای ساختمان‌های اداری آزاد می‌شود، ثالثاً عوارض و مشکلات امنیتی سامان داده می‌شود؛ و نهایتاً از عوارض طبیعی و غیرطبیعی و همچنین عوارض بهداشتی جلوگیری می‌شود.
مسئول نمایندگی اسناد و کتابخانه ملی در استان قم درباره نحوه تحویل اسناد به این سازمان هم اشاره کرد و گفت: به سه صورت اسناد به ما تحویل داده می‌شود. اولین و راحت‌ترین آن اهدا اسناد است. دومین راه امانت گذاشتن اسناد شخصی یا اداری است. با تشخیص کارشناس‌های ما، این اسناد به صورت امانی حفظ و نگهداری می‌شوند. سومین راه، فروش اسناد به سازمان است. اگر سازمان تشخیص دهد اسناد ارزشمند است، با توجه به اعتباراتی که در این زمینه دیده شده است، اسناد خریداری می‌شوند.
وی درباره راه‌اندازی کتابخانه تخصصی قم‌شناسی هم بیان کرد: در حوزه‌های مختلف کتابخانه‌های تخصصی در قم وجود دارد اما کتابخانه تخصصی مستقل تحت عنوان قم‌شناسی نداریم. دوستان بنیاد قم‌پژوهی درخواست داشتند زمینه‌ای فراهم شود تا کتابخانه‌ای تحت عنوان قم‌شناسی شکل گیرد. در حال حاضر این بحث مورد مطالعه قرار گرفته و اگر ساختمان مناسبی در اختیار داشته باشیم، حتماً کتابخانه تخصصی قم‌شناسی را راه‌اندازی می‌کنیم.
هادی قبادی در پایان با بیان اینکه ثبت احوال کتاب ایران، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران است، گفت: هر کتابی که چاپ می‌شود، باید به سازمان ما ارائه شود تا کارهای قبل از چاپ آن از قبیل فیپا و شابک انجام شود. با توجه به اینکه قم مقام دوم نشر کتاب در کشور را دارد، اگر این اداره در استان شکل بگیرد، ارتباط ناشران قم در زمینه چاپ کتاب خیلی تسریع می‌شود. از طرف دیگر کتابخانه ملی ایران مرجع رسمی امور کتابخانه‌های هر کشوری با کل دنیا است و با توجه به جایگاه قم که می‌تواند در حوزه کتاب دنیا نقش ایفا کند، اهمیت موضوع در رابطه با حمایت از نمایندگی سازمان در استان قم دوچندان می‌شود.
نظر شما