به گزارش خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا) غلامرضا عزیزی، معاون اسناد و کتابخانه ملی در همایش «مدیریت اسناد الکترونیکی با تکیه بر اتوماسیون‌های اداری» سخنانش را به ارائه گزارشی از سازمان اسناد و کتابخانه ملی در طی یک سال گذشته اختصاص داد و گفت: معاونت سازمان اسناد ملی در سال گذشته برای گذار از مدیریت سنتی به الکترونیکی سه فاز شناخت، تولید و نگهداری را از سر گذراند.

گذار از مدیریت سنتی به الکترونیکی با سه فاز

وی درباره فاز نگهداری توضیح داد: این فاز که 6 ماه است شروع به کار کرده به بحث تولید، نگهداری، بایگانی و انتقال اطلاعات به شیوه جدید می‌پردازد که قرار است در سال آینده نرم‌افزار آن عملیاتی شود.
 
عزیزی افزود: کار دیگری که در این حوزه انجام شد تولید استانداردهای ملی بود که ما سعی کردیم این حوزه را فعال کنیم و تاکنون سه استاندارد را به طور مستقیم به صورت اسناد الکترونیکی فعال کردیم که این فعالیت‌ قرار است به صورت کتاب منتشر شود. همچنین در این سازمان برنامه آن به صورت پایلوت در حال اجراست.
 
مساله دیگری که معاون اسناد و کتابخانه ملی به آن اشاره کرد بحث عضویت سازمان اسناد و کتابخانه ملی به عنوان کمیته متناظر فنی در سازمان استاندارد جهانی بود.
 
 وی در این باره گفت: خوشبختانه ایران با عضویت به عنوان کمیته متناظر فنی در سازمان استاندارد جهانی در 6 ماه گذشته 13 کامنت را بر استانداردهای بین‌المللی گذاشته و در حال فرستادن آرا به این سازمان است که امید آن می‌رود که این آرا مورد پذیرش این سازمان قرار بگیرد.
 
برای پیشرفت و توسعه سازمانی، به اسناد نیاز است
 
در ادامه این همایش محسن آموزگار، مدیرکل شناسایی و فراهم‌آوری اسناد به ایراد سخنرانی پرداخت و گفت: آرشیو، حلقه پیوند گذشته و آینده است. آینده‌ای که ساختن آن باید با اسنادی محقق شوند که امروزه مسئولیت نگاهداشت آن بر ما سپرده شده است. برگ‌برگ اسناد آینه هویت ملی ما هستند و هیچ مدیری نمی‌تواند برای پیشرفت و توسعه سازمانی خود بی‌نیاز از آن باشد. چنان‌که یکی از مهم‌ترین برنامه‌های ما در مدیریت اسناد، بسترسازی مناسب برای دسترسی هرچه بیشتر سازمان‌ها و افراد و انجام خدمات دولتی است.
 
مدیرکل شناسایی و فراهم‌آوری اسناد افزود: ما برای کاهش انتظار مراجعه‌کنندگان، حذف دموکراسی‌های اداری و اصلاح نظام بایگانی‌ها به همکاری و تبادل افکار میان مدیران نیاز داریم؛ چراکه امروزه با حجم عظیمی از اسناد، امکان دسترسی به اسناد الکترونیکی بزرگترین و مهم‌ترین چالش‌های مدیریت اسناد محسوب می‌شوند.
 
وی عنوان کرد: همایشی که امروز برگزار می‌شود به طور اصولی با تکیه بر اتوماسیون اداری درصدد است تا از کارشناسان اسناد دولتی که برای حفظ و حراست از اسناد زحمت‌های زیادی را متحمل می‌شوند قدردانی به عمل آورد و از دستگاه‌هایی که با سازمان آرشیو در همکاری هستند و باعث ایجاد تلاش و انگیزه‌ای مضاعف برای حفظ اسناد گذشته شده‌اند تجلیل به عمل آید.
 
آموزگار همچنین افزود: در سال ۹۲ تعداد یک میلیارد و ۶۱۷ میلیون و ۳۸۵ هزار و ۴۳۳ برگ سند تعیین تکلیف شد که از این میان ۲۷ میلیون و ۱۶۶ هزار و ۲۸ برگ سند به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تحویل شد که این فعالیت منجر به آزادسازی ۳۲ هزار و ۳۰۶ متر مربع از فضای بایگانی سازمان‌های دولتی شد.

در پایان این مراسم از برخی سازمان و کارشناسان اسناد دستگاه‌های مختلف تجلیل و قدردانی شد. سازمان تبلیغات اسلامی، وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی، وزارت امور اقتصادی و دارایی، قوه قضائیه و شرکت بیمه البرز از جمله سازمان‌هایی بودند که در این همایش از آنها قدردانی شد. همچنین در این همایش از مریم بصیر ، لاله عسگری‌نیا و زهرا عسگری که از کارشناسان برتر مدیریت اسناد شناسایی شدند با اهدای لوح تقدیر سپاسگزاری شد.

حسین حاجی‌سلطان و علی حاجعلی از وزارت امور اقتصاد و دارایی، عباس خادمی از سازمان بهزیستی کشور، عبدالله صالحی از شرکت ارتباطات زیرساخت، ناهید بیک‌زاده و سیدمحمد قاضی از شرکت بیمه البرز از دیگر افرادی بودند که از آنها قدردانی به عمل آمد. همچنین حبیب مقدم از وزارت صنعت، معدن و تجارت، غفار رحمتی از قوه قضائیه و زیبا ایاز و سهراب سیفی (به عنوان کارشناسان ارزشیابی اسناد برتر) تجلیل شدند.

در این همایش همچنین از سایت بایگانی‌‌ِهای راکد سراسر کشور با نشانی www.reco.nlai.ir  رونمایی شد. این سامانه به منظور سیاست و اهداف آرشیو کتابخانه ملی ایران و برای  تصحیح، امحای اوراق زائد و صرفه جویی طراحی شده است.

قرار بود رونمایی از این سایت از سوی محمدباقر نوبخت، معاون رئیس جمهوری انجام شود که به دلایلی در این مراسم حضور نیافت.

در همایش «مدیریت اسناد الکترونیکی با تکیه بر اتوماسیون‌های اداری» که یکشنبه (9 آذرماه) در تالار همایش ساختمان آرشیو ملی برگزار شد، رضا صالحی‌امیری، رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی نیز سخنرانی کرد. متن کامل را اینجـــا بخوانید.