حامد ایرانشاهی، مدیرکل خدمات آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران در گفت‌وگو با خبرگزاری کتاب ایران(ایبنا)، با اشاره به استاندارد بودن مخازن نگهداری اسناد در کتابخانه ملی، توضیح داد: کلیه مخازن آرشیوی زیر نظر کارشناسان خبره حفاظت، نگهداری می‌شوند . مخازن و اسناد آرشیوی به شکل فصلی از این لحاظ پایش می‌شوند. دما، رطوبت، نور و... مخازن براساس استاندارهای خاص تنظیم شده‌اند و به شکل منظم این موارد چک می‌شوند.
 
او درباره تاثیر تحریم‌ها بر کیفیت نگهداری اسناد در کتابخانه ملی توضیح داد: محدودیت‌هایی که امروزه به دلیل تحریم‌ها از آن‌ها یاد می‌شود، تاثیر عمیقی بر فعالیت آرشیو و روندهای موجود در آن ندارند، اما به هر حال مثل بقیه متغیرها تاثیراتی خواهد داشت. برای نمونه تحریم‌های موجود قیمت مصالح و اقلامی را بالا برده است که مرمت اسناد با آن‌ها انجام می‌پذیرد.
 
به گفته ایرانشاهی با اینکه هزینه مرمت اسناد بالا رفته است، این فعالیت‌ها به قوت گذشته در حال انجام است.

ورود اسناد از سه مسیر
درباره چگونگی جمع‌آوری اسناد در کتابخانه ملی گفت: اسناد از سه راه مشخص وارد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران می‌شوند: اسناد اهدائی؛ یعنی اسنادی که توسط افراد حقیقی به سازمان اهدا می‌شوند، اسناد خریداری؛ یعنی اسنادی که یا توسط کارشناسان سازمان  شناسایی می‌شوند یا صاحبان این سندها، آن‌ها را برای فروش به سازمان عرضه می‌کنند و در نهایت اسناد دولتی و دستگاه دیوان‌سالاری که به سازمان آرشیو ملی ایران منتقل می‌شوند (طی برنامه زمانی معین و براساس قانون اسناد ملی که مصوب سال ۱۳۴۹ است، باید اسناد دستگاه‌هایی دولتی و دوایر حاکمیتی، پس از راکد شدن آن‌ها در سازمان‌های مذکور، به سازمان آرشیو ملی ایران منتقل شوند).
 
تکلیف قانون و انتقال اسناد راکد
او ادامه داد: هیچ دستگاه دولتی و حاکمیتی به هیج وجه حق نگهداری اسناد راکد خود را ندارند و مکلفند که آن‌ها را به سازمان اسناد و کتابخانه ملی تحویل دهند. لازم به ذکر است که قانون اسناد ملی بخش‌های امنیتی و نظامی کشور را معاف کرده است و این ارگان‌ها می‌توانند اسناد خود را در بایگانی‌های ویژه خود محافظت و نگهداری کنند.

مدیرکل خدمات آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی درباره قدمت برخی از اسنادی به سازمان اسناد و کتابخانه ملی منتقل می‌شود، توضیح داد: اسناد تاریخی و قدیمی بسیاری در آرشیو ملی ایران موجود است. سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران تنها سازمانی است که به موجب قانون صلاحیت لازم برای نگهداری اسناد تاریخی را دارد.
 
تمهیداتی برای ماندگاری همیشگی اسناد در کتابخانه ملی
مدیرکل خدمات آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی در توضیح تعداد سال‌هایی که می‌توان اسناد را در کتابخانه ملی حفاظت کرد، گفت: شمار سال خاصی را نمی‌توان پیش‌بینی کرد اما یقینا با هدف ماندگاری دائمی و حفظ برای همه اعصار اسناد گردآوری می‌شوند. تمهیداتی هم که در نظر گرفته شده در آرشیو ملی برای ماندگاری همیشگی اسناد است. این اسناد متعلق به آیندگان است.
 
ایرانشاهی با اشاره به روند دیجیتالی کردن اسناد در کتابخانه ملی، اظهار کرد: اسناد به ترتیب اولویت در حال دیجیتالیزه شدن هستند و برنامه مدونی براساس سیاست‌های سازمان برای دیجیتال‌سازی اسناد موجود است که بخش توسعه اسناد دیجیتال سازمان بر آن اساس فعالیت می‌کنند.
 
او با بیان اینکه یکی از اهداف مهم دیجیتال‌سازی اسناد در اختیار گذاشتن آن‌ها برای مراجعان تالار پژوهش سازمان است، ادامه داد: بدون هیچ مشکلی کلیه اسناد دیجیتال شده را در اختیار مراجعین قرار می‌دهیم.
 
مدیرکل خدمات آرشیوی سازمان اسناد و کتابخانه ملی افزود: آرشیو ملی ایران هم همچون دیگر آرشیوهای دنیا در ازای خدمات آرشیوی تعرفه دریافت می‌کند که البته مبلغ محدودی است(هر برگ سند ۵۰۰ تومان). البته تسهیلاتی هم برای دانشجویان و محققان در نظر گرفته‌ایم تا با هزینه کمتری به اسناد دسترسی پیدا کنند.